Übernachtungskosten

Inhaltsverzeichnis

1 Reisekosten/Auswärtstätigkeiten

Durch das Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts vom 20.2.2013 wurden die bisherigen steuerlichen Bestimmungen zum steuerlichen Reisekostenrecht neu geregelt. Dabei wurden auch die Übernachtungskosten angepasst.

In § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG wird die Abziehbarkeit der beruflich veranlassten Unterkunftskosten während einer Tätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte (auswärtige berufliche Tätigkeit, Auswärtstätigkeit) gesetzlich geregelt. Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Aufwendungen für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a Satz 2 EStG; BMF vom 25.11.2020, BStBl I 2020, 115 ff.). Sie können geschätzt werden, wenn sie dem Grunde nach zweifelsfrei entstanden sind (H 9.7 [Übernachtungskosten] LStH). So können Berufskraftfahrer, die in der Schlafkabine des Lkw übernachten, keinen pauschalen Werbungskostenabzug beanspruchen, sondern müssen Übernachtungsnebenkosten für die Benutzung von sanitären Einrichtungen glaubhaft machen. Liegen Einzelnachweise nicht vor, ist zu schätzen. Hierbei ist davon auszugehen, dass typischerweise bestimmte Kosten, wie z. B. für Dusche, Toilette, Reinigung der Schlafgelegenheit, entstehen (BFH vom 28.3.2012, VI R 48/11, BStBl II 2012, 926; Pressemitteilung des BFH Nr. 37/12 vom 30.5.2012, LEXinform 0437990). Zum Nachweis der Übernachtungsnebenkosten und zur Anwendung des BFH-Urteils vom 28.3.2012 (VI R 48/11, BStBl II 2012, 926) s. a. BMF vom 4.12.2012 (BStBl I 2012, 1249).

Die berufliche Veranlassung ist gegeben, wenn der ArbN auf Weisung des ArbG so gut wie ausschließlich betrieblich bzw. dienstlich unterwegs ist. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn der ArbN einen Kunden besucht. Erledigt der ArbN im Zusammenhang mit der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit auch in einem mehr als geringfügigen Umfang private Angelegenheiten, sind die beruflich veranlassten von den privat veranlassten Aufwendungen zu trennen (vgl. BFH vom 21.9.2009, BStBl II 2010, 672). Ist das nicht, auch nicht durch Schätzung möglich, gehören die gesamten Aufwendungen zu den nach § 12 EStG nicht abziehbaren Aufwendungen für die Lebensführung.

Zu den Unterkunftskosten zählen z. B. Kosten für die Nutzung eines Hotelzimmers, Mietaufwendungen für die Nutzung eines (ggf. möblierten) Zimmers oder einer Wohnung sowie Nebenleistungen (z. B. Kultur- und Tourismusförderabgabe, Kurtaxe/Fremdenverkehrsabgabe, bei Auslandsübernachtungen die besondere Kreditkartengebühr bei Zahlungen in Fremdwährungen).

Nutzt der ArbN ein Mehrbettzimmer mit einer Person, die kein ArbN seines ArbG ist, so sind für die Übernachtungskosten die Kosten maßgeblich, die bei der Benutzung eines Einzelzimmers im selben Haus entstanden wären.

Im Falle der Benutzung eines Mehrbettzimmers durch mehrere ArbN sind die Kosten gleichmäßig aufzuteilen); vgl. § 9 Abs. 1 Nr. 5a Satz 3 EStG.

Unterkunftskosten können, insbes. wenn kein Einzelnachweis geführt wurde, bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten für maximal 48 zusammenhängende Monate und in tatsächlicher Höhe ohne betragsmäßige Begrenzung oder pauschal i. H. v. 20 EUR pro Übernachtung steuerfrei erstattet werden. Anschließend, wie bei der inländischen doppelten Haushaltsführung, bis zur Höhe von maximal 1 000 EUR monatlich (inklusive Nebenkosten).

Kosten für Mahlzeiten gehören zu den Aufwendungen des ArbN für die Verpflegung und sind nur nach Maßgabe des § 9 Abs. 4a EStG abziehbar. Wird durch Zahlungsbelege nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung nachgewiesen und lässt sich der Preis für die Verpflegung nicht feststellen (z. B. Tagungspauschale), ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten wie folgt zu kürzen:

• für Frühstück um 20 %,

• für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 %

des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden (BMF vom 25.11.2020, BStBl I 2020, 1228, Rz. 118).

2 Pauschbetrag für Berufskraftfahrer

Seit dem VZ 2020 gilt ein Pauschbetrag für Berufskraftfahrer i. H. v. 8 EUR pro Kalendertag: Zur Abgeltung der notwendigen Mehraufwendungen, die einem ArbN während seiner auswärtigen beruflichen Tätigkeit auf einem Kraftfahrzeug des ArbG oder eines vom ArbG beauftragten Dritten im Zusammenhang mit einer Übernachtung in dem Kraftfahrzeug entstehen, kann ab 1.1.2020 einheitlich im Kj. eine Pauschale von 8 EUR für jeden Kalendertag berücksichtigt werden, an dem der ArbN eine Verpflegungspauschale nach § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 1 und 2 sowie Satz 5 Nr. 1 und 2 EStG beanspruchen könnte. Die Pauschale kann auch von mitfahrenden ArbN beansprucht werden, die ebenfalls im Fahrzeug übernachten, wenn der ArbG keine weiteren Erstattungen für Übernachtungskosten leistet oder der ArbN keine weiteren Übernachtungskosten als WK geltend macht.

Am 30.8.2023 hat das Bundeskabinett den Regierungsentwurf eines Gesetzes zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness (Wachstumschancengesetz) beschlossen. Der Vermittlungsausschuss von Bundestag und Bundesrat befasste sich am 21.2.2024 mit dem Wachstumschancengesetz, zu dem der Bundesrat im Kj. 2023 den Vermittlungsausschuss angerufen hatte. Der Bundesrat hat am 22.3.2024 dem sog. Wachstumschancengesetz zugestimmt. Das Gesetz wurde im BGBl I 2024, Nr. 108 am 27.3.2024 verkündet. Es erfolgt eine Anhebung des Pauschbetrages für Berufskraftfahrer von 8 EUR auf 9 EUR.

3 Doppelte Haushaltsführung

Als Unterkunftskosten für eine doppelte Haushaltsführung können im Inland die tatsächlichen Aufwendungen für die Nutzung der Unterkunft angesetzt werden, höchstens 1 000 EUR im Monat. Bisher war eine Notwendigkeits- und Angemessenheitsprüfung vorzunehmen. Nicht überhöht waren Aufwendungen, die sich für eine Wohnung von 60 qm bei einem ortsüblichen Mietzins je qm für eine nach Lage und Ausstattung durchschnittliche Wohnung (Durchschnittsmietzins) ergeben würden. Allerdings gilt die 60 qm-Prüfung weiterhin für Auslandsfälle, so dass der Erklärungsvordruck bei einer doppelten Haushaltsführung im Ausland die Angabe der Wohnungsgröße fordert. Steht die Zweitwohnung im Ausland im Eigentum des ArbN, sind die Aufwendungen in der Höhe als notwendig anzusehen, in der sie der ArbN als Mieter für eine nach Größe, Ausstattung und Lage angemessene Wohnung tragen müsste. Nach dem BFH-Urteil vom 9.8.2023 ist bei einer doppelten Haushaltsführung im Ausland im Einzelfall zu prüfen, welche Unterkunftskosten notwendig sind (entgegen BMF vom 25.11.2020, BStBl I 2020, 1228, Rz. 112).

Nunmehr erkennt der Gesetzgeber die Aufwendungen bis zu einer Höhe von 1 000 EUR pro Monat an. Die Festsetzung des Betrags von 1 000 EUR orientiert sich dabei an einer von der Rechtsprechung bisher immer herangezogenen, nach Lage und Ausstattung durchschnittlichen, ca. 60 qm großen Wohnung. Nach Angaben des Statistischen Bundesamtes (Fachserie 5 Heft 1, Zusatzerhebung im Rahmen des Mikrozensus 2010) zahlen unter 6,2 % aller Hauptmieterhaushalte in Deutschland eine monatliche Bruttokaltmiete von 1 000 EUR und mehr. Bei weniger als 5,5 % aller Hauptmieterhaushalte liegt die monatliche Bruttokaltmiete bei 16,67 EUR pro qm oder mehr. Bei mehr als 98,8 % derjenigen Personen, die in einem 1-Personen-Haushalt leben, liegt die Bruttokaltmiete unter 1 000 EUR monatlich. Die breite Masse der in Deutschland genutzten Mietwohnungen liegt somit innerhalb der 1 000 EUR.

Steht die Zweitwohnung oder -unterkunft im Eigentum des ArbN, sind die tatsächlichen Aufwendungen (z. B. AfA, Schuldzinsen, Reparaturkosten, Nebenkosten) bis zum Höchstbetrag von 1 000 EUR monatlich zu berücksichtigen.

Der Höchstbetrag umfasst sämtliche entstehenden Aufwendungen wie Miete, Betriebskosten, Kosten der laufenden Reinigung und Pflege der Zweitwohnung oder -unterkunft, AfA für notwendige Einrichtungsgegenstände (ohne Arbeitsmittel), Zweitwohnungsteuer, Rundfunkbeitrag, Miet- oder Pachtgebühren für Kfz-Stellplätze, Aufwendungen für Sondernutzung (wie Garten), die vom ArbN selbst getragen werden. Wird die Zweitwohnung oder -unterkunft möbliert angemietet, sind die Aufwendungen bis zum Höchstbetrag berücksichtigungsfähig. Auch Aufwendungen für einen separat angemieteten Garagenstellplatz sind in den Höchstbetrag einzubeziehen und können nicht als ›sonstige‹ notwendige Mehraufwendungen zusätzlich berücksichtigt werden; beachte hierzu aber anders lautende Rspr. (FG Mecklenburg-Vorpommern vom 21.9.2022, 3 K 48/22; Niedersächsisches FG vom 16.3.2023, 10 K 202/22).

Bei einer doppelten Haushaltsführung im Ausland ist im Einzelfall zu prüfen, welche Unterkunftskosten notwendig sind (entgegen: BMF vom 25.11.2020, BStBl I 2020, 1228, Rz. 112). Bei einer beamtenrechtlich zugewiesenen Dienstwohnung sind die Unterkunftskosten am ausländischen Beschäftigungsort stets in tatsächlicher Höhe als WK im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung abzugsfähig; vgl. BFH vom 9.8.2023, VI R 20/21.

Nach einem Urteil des FG Düsseldorf, Urteil vom 14.3.2017, 13 K 1216/16 E, gehören die angemessenen Aufwendungen für Einrichtungsgegenstände und Hausrat der Unterkunft am Beschäftigungsort nicht zu den gem. § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 Satz 4 EStG in der ab dem 1.1.2014 geltenden Fassung nur begrenzt abziehbaren Unterkunftskosten (1 000 EUR p.m.), sondern zu den sonstigen notwendigen Mehraufwendungen einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung, die neben den Unterkunftskosten als WK berücksichtigt werden können. In der anschließenden Revision entschied der BFH mit Urteil vom 4.4.2019, VI R 18/17, BStBl II 2019, 449, entgegen der Verwaltungsauffassung, dass diese neben den Unterkunftskosten als WK anzusetzen sind.

Im Schreiben vom 25.11.2020, BStBl I 2020, 1228, Rz. 108 wird die Rspr. des BFH vom 4.4.2019, VI R 18/17, BStBl II 2019, 449 umgesetzt: Der Höchstbetrag umfasst sämtliche entstehenden Aufwendungen wie Miete, Betriebskosten, Kosten der laufenden Reinigung und Pflege der Zweitwohnung oder -unterkunft, Zweitwohnungsteuer, Rundfunkbeitrag, Miet- oder Pachtgebühren für Kfz-Stellplätze, Aufwendungen für Sondernutzung (wie Garten), die vom ArbN selbst getragen werden, nicht jedoch Aufwendungen für Hausrat, Einrichtungsgegenstände oder Arbeitsmittel, mit denen die Zweitwohnung ausgestattet ist. Aufwendungen für die erforderliche Einrichtung und Ausstattung der Zweitwohnung, soweit sie nicht überhöht sind, können als sonstige notwendige Mehraufwendungen der doppelten Haushaltsführung berücksichtigt werden (BFH vom 4.4.2019, VI R 18/17, BStBl II 2019, 449). Übersteigen die AK des ArbN für Einrichtung und Ausstattung der Zweitwohnung (ohne Arbeitsmittel) insgesamt nicht den Betrag von 5 000 EUR einschließlich USt, ist aus Vereinfachungsgründen davon auszugehen, dass es sich um notwendige Mehraufwendungen der doppelten Haushaltsführung handelt. Wird die Zweitwohnung oder -unterkunft möbliert angemietet, überschreitet die Miete den Höchstbetrag und enthält der Mietvertrag keine Aufteilung der Miete für die Überlassung der Wohnung und der Einrichtung und Ausstattung, ist die Miete im Schätzwege aufzuteilen (BFH vom 4.4.2019, VI R 18/17, BStBl II 2019, 449).

Die Aufwendungen für einen separat von der Wohnung angemieteten Pkw-Stellplatz zum Parken eines Pkw gehören im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung nicht zu den – der Höhe nach nur beschränkt mit maximal 1 000 EUR pro Monat abziehbaren – Aufwendungen für die Nutzung der ›Unterkunft‹ i. S. v. § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 Satz 4 EStG, sondern zu den sonstigen, nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 EStG als WK abziehbaren Mehraufwendungen der doppelten Haushaltsführung. Zu den ›Unterkunftskosten‹ i. S. d. § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 Satz 4 EStG zählen nur diejenigen Kosten, die üblicherweise in die Berechnung einer durchschnittlichen Bruttokaltmiete einfließen und damit auch von dem Pauschalbetrag von 1 000 EUR, der die Berechnung der Durchschnittsmiete ersetzen soll, erfasst werden. Das sind die monatlich aufzuwendenden Beträge für Wasser, Kanalisation, Straßenreinigung, Müllabfuhr, Hausreinigung und -beleuchtung, Schornsteinreinigung, Hauswart, öffentliche Lasten, Gebäudeversicherung und Kabelanschluss, nicht jedoch Umlagen für Zentralheizung, Warmwasserversorgung, Untermietzuschläge und Zuschläge für Möblierung; vgl. FG Mecklenburg-Vorpommern vom 21.9.2022, 3 K 48/22.

Die Zweitwohnungsteuer ist Aufwand für die Nutzung der Unterkunft und unterfällt daher bei den Mehraufwendungen für die doppelte Haushaltsführung der Abzugsbeschränkung des § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 Satz 4 des Einkommensteuergesetzes; vgl. BFH vom 13.12.2023, VI R 30/21.

Stellplatzkosten im Rahmen einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung gehören auch nach der gesetzlichen Neufassung des § 9 Abs. 1 Nr. 5 EStG zu den sonstigen (in voller Höhe abziehbaren) Mehraufwendungen; vgl. Niedersächsisches FG vom 16.3.2023, 10 K 202/22.

Hervorzuheben ist, dass ein Vortrag des nicht ausgeschöpften Volumens in andere Kalendermonate möglich ist; vgl. Rz. 110 des BMF-Schreibens vom 25.11.2020, BStBl I 2020, 1228.

Bei den selteneren Fällen einer doppelten Haushaltsführung im Ausland bleibt die bisherige Regelung unverändert, das heißt berücksichtigt werden die tatsächlichen Mietkosten, soweit sie notwendig und angemessen, also nicht überhöht sind (Durchschnittsmietzins für eine nach Größe, Lage und Ausstattung am Tätigkeitsort durchschnittliche Wohnung).

4 Übernachtungskosten aufgrund einer Auswärtstätigkeit im Ausland

§ 9 Abs. 4a Satz 5 EStG bzw. R 9.7 Abs. 3 LStR regeln den Abzug der Reisekosten bei Auswärtstätigkeiten im Ausland. Bei Übernachtungen im Ausland dürfen die Übernachtungskosten ohne Einzelnachweis der tatsächlichen Aufwendungen mit Pauschbeträgen (Übernachtungsgelder) steuerfrei erstattet werden. Die Pauschbeträge werden vom Bundesministerium der Finanzen im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder auf der Grundlage der höchsten Auslandsübernachtungsgelder nach dem Bundesreisekostengesetz bekannt gemacht.

Das BMF hat mit Schreiben vom 21.11.2023 (überarbeitetes BMF-Schreiben vom 23.11.2022, BStBl I 2022, 1654) aufgrund des § 9 Abs. 4a Satz 5 ff. EStG die in einer Übersicht ausgewiesenen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen für beruflich und betrieblich veranlasste Auslandsdienstreisen ab 1.1.2024 bekannt gemacht. Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten sind ausschließlich in den Fällen der Arbeitgebererstattung anwendbar (R 9.7 Abs. 3 LStR und Rz. 128 des BMF-Schreibens zur steuerlichen Behandlung der Reisekosten von ArbN vom 25.11.2020, BStBl I 2020, 1228). Für den Werbungskostenabzug sind nur die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgebend (R 9.7 Abs. 2 LStR und Rz. 117 des BMF-Schreibens zur steuerlichen Behandlung der Reisekosten von ArbN vom 25.11.2020, BStBl I 2020, 1228); dies gilt entsprechend für den Betriebsausgabenabzug (R 4.12 Abs. 2 und 3 EStR).

Nachfolgend werden beispielhaft einige Länder aufgeführt.

Land	Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen		Pauschbetrag für Übernachtungskosten
	bei einer Abwesenheitsdauer von mind. 24 Stunden	bei einer Abwesenheitsdauer von mehr als 8 Stunden
Afghanistan	30 EUR	20 EUR	95 EUR
Ägypten	50 EUR	33 EUR	112 EUR
Äthiopien	39 EUR	26 EUR	130 EUR
Äquatorialguinea	42 EUR	28 EUR	166 EUR
Albanien	27 EUR	18 EUR	112 EUR
Algerien	47 EUR	32 EUR	120 EUR
Andorra	41 EUR	28 EUR	91 EUR
Angola	52 EUR	35 EUR	299 EUR
Argentinien	35 EUR	24 EUR	113 EUR
Armenien	24	16	59
Aserbaidschan	44	29	88
Australien
– Canberra	74	49	186
– Sydney	57	38	173
– Im Übrigen	57	38	173
Bahrain	48	32	153

5 Verwandte Lexikonartikel

→ Arbeitslohn

→ Ausbildungskosten

→ Bewirtung und Mahlzeiten: Arbeitnehmer

→ Doppelte Haushaltsführung

→ Geschäftsreise

Redaktioneller Hinweis: © Schäffer-Poeschel Verlag für Wirtschaft, Steuern, Recht GmbH

6 Verweise

Normenverweise

EStG § 9 Abs. 1

Rechtsprechung

FG Mecklenburg-Vorpommern vom 21.9.2022, 3 K 48/22

Niedersächsisches FG vom 16.3.2023, 10 K 202/22

BFH vom 4.4.2019, VI R 18/17

BFH vom 9.8.2023, VI R 20/21

BFH vom 13.12.2023, VI R 30/21

Verwaltungsanweisungen

BMF vom 24.10.2014, BStBl I 2014, 1412

BMF vom 25.11.2020, BStBl I 2020, 1228

BMF vom 21.11.2023

Synonyme