Durchlaufender Posten

Stand: 25. August 2025

Das Wichtigste in Kürze

Durchlaufende Posten oder sogenanntes Fremdgeld, sind Beträge, die ein Selbstständiger oder ein Unternehmer für eine andere Person einnimmt und an diese weiterleitet z.B. Ein Rechtsanwalt erhält von einer Versicherung eine Zahlung i.H.v. 1.000,00 € zur Weiterleitung an seinen Mandanten. Der Rechtsanwalt selbst hat keinen Anspruch auf den Betrag.
Ein durchlaufender Posten zählt nicht zu den Betriebseinnahmen oder -ausgaben.
Gegenüber dem Finanzamt müssen Sie belegen, dass es sich um einen durchlaufenden Posten handelt. Dazu müssen Sie angeben, wann, von wem und zu welchem Zweck der Posten bei Ihnen einging und wann und an wen Sie den Posten weitergeleitet haben.

Inhaltsverzeichnis

1 Ertragsteuerrechtliche Behandlung
1.1 Betriebsvermögensvergleich
1.2 Einnahmen-Überschussrechnung
1.2.1 Verklammerung von Einnahme und Ausgabe
1.2.2 Vereinnahmung ohne Verausgabung
1.2.3 Verausgabung ohne Vereinnahmung
2 Umsatzsteuerrechtliche Behandlung
2.1 Grundsätzliches zur Behandlung von durchlaufenden Posten
2.2 Deponiegebühren
2.3 Verauslagte Gebühren von Rechtsanwälten und Notaren
2.4 Portokosten
2.4.1 Durchlaufende Posten
2.4.2 Keine durchlaufenden Posten
2.4.3 Leistungen durch Konsolidierer
2.4.3.1 Tätigkeiten der Konsolidierer im Allgemeinen
2.4.3.2 Handeln im eigenen Namen und für eigene Rechnung
2.4.3.3 Handeln im fremden Namen und für fremde Rechnung
2.5 TÜV-Gebühren
2.6 Kultur-/Tourismusförderabgabe
2.7 Leistungen von Transfergesellschaften
2.8 Durchlaufender Posten bei der Ermittlung des Gesamtumsatzes für die Kleinunternehmerregelung
3 Literaturhinweise
4 Verwandte Lexikonartikel
5 Verweise

1 Ertragsteuerrechtliche Behandlung

1.1 Betriebsvermögensvergleich

Bei der Gewinnermittlung durch Vermögensvergleich wird die Gewinnneutralität sog. durchlaufender Posten durch Aktivierung und Passivierung gleich hoher Wertzu- und Wertabgänge erreicht. Dies gilt jedoch nur in den Fällen, in denen die vereinnahmten Geldbeträge zunächst in das Eigentum des Stpfl. fallen und nur eine schuldrechtliche Verpflichtung zur Weiterleitung besteht. Steht das Eigentum hieran anderen Personen zu, sind die Geldbeträge in der Gewinnermittlung nicht auszuweisen, denn dem BV können nur im (wirtschaftlichen) Eigentum des Unternehmers stehende WG zugerechnet werden (§ 5 Abs. 1 Satz 1 EStG i. V. m. § 242 Abs. 1 HGB). Der Erhalt von in fremdem Eigentum stehenden Geldbeträgen ist nicht als BE, die Weiterleitung der Beträge an den Eigentümer nicht als BA zu erfassen (BFH Urteil vom 4.11.2004, III R 5/03, BStBl II 2005, 277).

1.2 Einnahmen-Überschussrechnung

1.2.1 Verklammerung von Einnahme und Ausgabe

Stpfl., die nicht aufgrund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind, Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen und die auch keine Bücher führen und keine Abschlüsse machen, können gem. § 4 Abs. 3 Satz 1 EStG als Gewinn den Überschuss der BE über die BA ansetzen (→ Einnahmen-Überschussrechnung). Gem. § 4 Abs. 3 Satz 2 EStG scheiden aus der Gewinnermittlung im Wege der Einnahmen-Überschuss-Rechnung solche BE und BA aus, die im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verausgabt werden (durchlaufende Posten; →Betriebseinnahmen bzw. → Betriebsausgaben).

Mit Urteil vom 29.9.2020 (VIII R 14/17, BStBl II 2021, 431) hat der BFH zu den Voraussetzungen der BE und BA von Fremdgeldern Stellung genommen.

Der Begriff des durchlaufenden Postens erfasst die Einnahme und die entsprechende Ausgabe als Gesamttatbestand. Voraussetzung für die Beurteilung zu- und abfließender Geldbeträge als durchlaufender Posten in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist die Verklammerung von Einnahme und Ausgabe zu einem einheitlichen Vorgang, d. h., es müssen beide Geldbewegungen in fremdem Namen und für fremde Rechnung geschehen. Sind beide Geldbewegungen in dieser Weise miteinander verklammert, scheiden sie bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung aus Vereinfachungsgründen aus der Ermittlung des Betriebsergebnisses aus, da sie wirtschaftlich betrachtet nicht in das BV des Stpfl. gelangen (BFH VIII R 14/17, Rz. 21).

1.2.2 Vereinnahmung ohne Verausgabung

Der Kläger im Urteilsfall VIII R 14/17 ist Rechtsanwalt (RA). Er ermittelt seinen Gewinn aus der anwaltlichen Tätigkeit im Wege der Einnahmen-Überschuss-Rechnung gem. § 4 Abs. 3 EStG. Er erstritt nach einem längeren Verfahren für eine spanische Mandantin eine Vergleichszahlung i. H. v. 290 000 EUR zzgl. Zinsen. Der Vergleichsbetrag inklusive der Zinsen wurde vom Prozessgegner im Januar des Kj. 11 auf eines der Konten des Klägers überwiesen. Von dem vereinnahmten Betrag leitete der Kläger noch im Kj. 240 000 EUR an die spanische Mandantin weiter. Einen Betrag von 50 000 EUR behielt er mit der Begründung ein, ihm stünden aufgrund bereits erteilter Abrechnungen nicht erfüllte Honorarforderungen zu, mit denen er gegen den Herausgabeanspruch aufrechne.

Nach dem BFH-Urteil vom 29.9.2020 (VIII R 14/17, BStBl II 2021, 431) ist nur der vom dem RA an die spanische Mandantin i. H. v. 240 000 EUR weitergeleitete Betrag als durchlaufender Posten gem. § 4 Abs. 3 Satz 2 EStG aus der Gewinnermittlung auszuscheiden (s. a. H 4.5 (2) [Durchlaufende Posten] EStH).

Dagegen handelt es sich bei dem vom RA im Namen und für Rechnung der spanischen Mandantin vereinnahmten Betrag i. H. v. 50 000 EUR nicht um einen durchlaufenden Posten i. S. d. § 4 Abs. 3 Satz 2 EStG, da der RA den Willen zur Weiterleitung des Gelds durch die Aufrechnungserklärung nach außen erkennbar aufgegeben hat.

Wird eine Einnahme in fremdem Namen und für fremde Rechnung in Empfang genommen – hier der Fremdgeldbetrag von 50 000 EUR – kann dies allein keinen durchlaufenden Posten i. S. d. § 4 Abs. 3 Satz 2 EStG begründen, weil es an der erforderlichen Verausgabung des Betrags in fremdem Namen und für fremde Rechnung fehlt.

Ein in fremdem Namen und für fremde Rechnung vereinnahmter Geldbetrag ist aber solange nicht als BE in die Ermittlung des Betriebsergebnisses gem. § 4 Abs. 3 Satz 1 EStG einzubeziehen, bis feststeht, dass er nicht mehr Bestandteil eines durchlaufenden Postens gem. § 4 Abs. 3 Satz 2 EStG sein kann. Die Vereinnahmung und Verausgabung von Geldbeträgen, die zusammen einen durchlaufenden Posten i. S. d. § 4 Abs. 3 Satz 2 EStG bilden, kann in verschiedene Gewinnermittlungszeiträume fallen. Erstreckt sich die Vereinnahmung und Verausgabung über mehrere Gewinnermittlungszeiträume, ist für die Verklammerung beider Geldbewegungen zu einem einheitlichen Vorgang erforderlich, dass zwischen dem Zahlungsverpflichteten (dem Stpfl.) und dem Zahlungsberechtigten durchgehend eine unmittelbare, nach außen erkennbare Rechtsbeziehung besteht, nach der der Stpfl. zur Weiterleitung des Fremdgelds schuldrechtlich verpflichtet ist und er bis zur Verausgabung an den Berechtigten den Willen zur Weiterleitung des Gelds nicht nach außen erkennbar aufgibt (BFH VIII R 14/17, Rz. 25).

Indem der RA im Streitjahr 11 i. H. eines Betrags von 50 000 EUR die Aufrechnung mit eigenen Honorarforderungen gegen den Herausgabeanspruch der spanischen Mandantin erklärt hat, hat er die Verklammerung des Fremdgelds mit einer künftigen Verausgabung an den Zahlungsberechtigten (die spanische Mandantin) endgültig gelöst.

Mit der Auflösung der Verklammerung wurde die rechtliche Behandlung des vom RA in fremdem Namen und für fremde Rechnung vereinnahmten Geldbetrags i. H. v. 50 000 EUR als durchlaufender Posten unzutreffend. BE, die wegen Wegfalls der Voraussetzungen nicht mehr nach § 4 Abs. 3 Satz 2 EStG aus der Ermittlung des Gewinns ›ausscheiden‹, sind bei der Ermittlung des Betriebsergebnisses (des Gewinns) wieder zu berücksichtigen (s. a. Anmerkung vom 3.3.2021, LEXinform 0887095).

1.2.3 Verausgabung ohne Vereinnahmung

Hat ein Stpfl. Gelder in fremdem Namen und für fremde Rechnung verausgabt, ohne dass er entsprechende Gelder vereinnahmt, so kann er in dem Wj., in dem er nicht mehr mit einer Erstattung der verausgabten Gelder rechnen kann, eine BA i. H. des nicht erstatteten Betrags absetzen. Soweit der nicht erstattete Betrag in einem späteren Wj. erstattet wird, ist er als BE zu erfassen (R 4.5 Abs. 2 EStR).

2 Umsatzsteuerrechtliche Behandlung

2.1 Grundsätzliches zur Behandlung von durchlaufenden Posten

Durchlaufende Posten gehören nach § 10 Abs. 1 Satz 5 UStG nicht zum Entgelt. Sie liegen vor, wenn der Unternehmer, der diese Beträge vereinnahmt und verauslagt, im Zahlungsverkehr lediglich die Funktion einer Mittelsperson ausübt, ohne selbst Anspruch auf den Betrag gegen den Leistenden zu haben und auch nicht zur Zahlung an den Empfänger verpflichtet zu sein (Abschn. 10.4. Abs. 1 Satz 1 und 2 UStAE). Wer durchlaufende Posten vereinnahmt oder verausgabt, erbringt selbst keine Leistung. Dies kann nicht nach der wirtschaftlichen Betrachtungsweise entschieden werden. Es ist vielmehr erforderlich, dass die zugrunde liegenden Rechtsbeziehungen zwischen dem Zahlungsverpflichteten und dem Zahlungsempfänger unmittelbar bestehen (BFH Urteil vom 24.2.1966, V 135/63, BStBl III 1966, 263).

Unmittelbare Rechtsbeziehungen setzen voraus, dass der Zahlende und der Zahlungsempfänger jeweils den Namen des anderen und die Höhe des gezahlten Betrages erfahren (BFH Urteile vom 11.8.1966, V 13/64, BStBl III 1966, 647 und vom 3.7.2014, V R 1/14, BStBl II 2023, 89 sowie Anmerkung vom 30.10.2014, LEXinform 0946313; Abschn. 10.4. Abs. 2 Satz 1 UStAE).

Der BFH hat mit Urteil vom 3.7.2014 (V R 1/14, BStBl II 2023, 89) entschieden, dass Gebühren auch dann durchlaufende Posten sind, wenn der Unternehmer die Beträge gesamtschuldnerisch dem Empfänger seiner Leistung schuldet.

Entscheidungsgründe des BFH-Urteils V R 1/14:

Der Unternehmer muss die in fremdem Namen und für fremde Rechnung vereinnahmten Beträge in seiner Buchführung als durchlaufende Posten behandelt haben. In § 10 Abs. 1 Satz 5 UStG ist diese Voraussetzung aus Art. 79 Buchst. c MwStSystRL zwar nicht ausdrücklich aufgenommen. § 10 Abs. 1 Satz 5 UStG ist aber richtlinienkonform unter Einbeziehung dieser Voraussetzung auszulegen. Dem Unternehmer steht damit letztlich ein Wahlrecht zu, ob er die im Namen und für Rechnung seiner Leistungsempfänger verauslagten Beträge als Teil der Besteuerungsgrundlage erfasst wissen will oder nicht. Nimmt er diese Behandlung in seiner Buchführung nicht vor, fallen die Beträge in die Bemessungsgrundlage für seine Leistung (BFH Urteil vom 3.7.2014, V R 1/14, BStBl II 2023, 89, Rz. 34).

Mit Schreiben vom 11.1.2023 (BStBl I 2023, 179) setzt sich die Finanzverwaltung mit der Rspr. des BFH in seinem Urteil vom 3.7.2014 (V R 1/14, BStBl II 2023, 89) auseinander und ändert dabei Abschn. 10.4. Abs. 4 UStAE. Danach sind die Grundsätze des BFH-Urteils V R 1/14 insofern nicht über den entschiedenen Einzelfall hinaus anzuwenden, als der BFH als Voraussetzung eines durchlaufenden Postens dessen korrespondierende Behandlung in der Buchführung des Stpfl. fordert. In Fällen der Gesamtschuldnerschaft sind die Gebühren wie bisher dann als durchlaufende Posten zu behandeln, wenn der Unternehmer lediglich als Mittelsperson tätig wird. Nach Abschn. 10.4. Abs. 4 UStAE i. d. F. des BMF-Schreibens vom 11.1.2023 liegt in den Fällen der Gesamtschuldnerschaft nur dann ein durchlaufender Posten vor, wenn der Unternehmer seine Funktion als Mittelsperson nachweisen kann.

2.2 Deponiegebühren

Nach den BFH-Urteilen vom 11.2.1999 (V R 47/98, BFH/NV 1999, 1137, LEXinform 0161913 und V R 46/98, BStBl II 2000, 100) können Deponiegebühren als durchlaufende Posten behandelt werden. Ein Unternehmer, der Abfälle einzelner Kunden in Containern bei Mülldeponien eines Landkreises anliefert und gemäß dessen Abfallsatzung als Gebührenschuldner der Deponiegebühren herangezogen wird, kann diese Deponiegebühren als durchlaufende Posten behandeln. Die Voraussetzungen in § 10 Abs. 1 Satz 5 UStG, dass der Unternehmer Beträge ›im Namen eines anderen‹ verausgabt, ist erfüllt, wenn dem Betreiber der Deponie der jeweilige Auftraggeber (Abfallerzeuger, der nach der Satzung zur Nutzung der Deponie berechtigt ist) bekannt ist, z. B. aufgrund eines vom Anlieferer abgegebenen Deponierungsauftrags (s. a. FG Hamburg Urteile vom 11.12.2009, 3 K 4/09, EFG 2010, 680, LEXinform 5009598, rkr. und vom 30.12.2009, 3 K 5/09, LEXinform 5009638, rkr.).

Zur umsatzsteuerrechtlichen Behandlung von Deponiegebühren s. BMF vom 11.2.2000 (BStBl I 2000, 360; s. a. Abschn. 10.4. Abs. 2 Satz 6 UStAE a. F.). Dabei verweist das BMF auf das vom BFH in seinem Urteil vom 11.2.1999 (V R 46/98, BStBl II 2000, 100) angesprochene Wahlrecht zur Behandlung der Deponiegebühren in der Buchführung des Unternehmers. Danach steht es den Parteien unter Berücksichtigung der jeweiligen Abfallsatzung frei, wie sie ihre vertraglichen Vereinbarungen treffen. Nach diesen Vereinbarungen und der tatsächlichen Durchführung – wie im Urteil mehrfach hervorgehoben – richtet sich danach die Beurteilung, ob ein durchlaufender Posten angenommen werden kann oder nicht.

Sind die im BMF-Schreiben vom 11.2.2000 genannten Voraussetzungen nicht erfüllt, ist die Gebühr kein durchlaufender Posten. Das ist z. B. der Fall, wenn der Müllerzeuger zwar Gebührenschuldner ist, wegen Vermengung oder Verdichtung des Mülls mehrerer Müllerzeuger aber der einzelne Erzeuger nicht mehr feststellbar ist (OFD Hannover vom 12.4.2000, S 7200 – 257 – StO 355/S 7200 – 368 – StH 531, UR 2000, 395).

In seinem Urteil vom 3.7.2014 (V R 1/14, BStBl II 2023, 89) bestätigt der BFH die Grundsätze seiner Entscheidung vom 11.2.1999 (V R 46/98, BStBl II 2000,100), wonach u. a. die buchhalterische Behandlung über das Vorliegen eines durchlaufenden Postens entscheidet. Hierzu hat der BFH in seinem Urteil V R 1/14 entschieden, dass § 10 Abs. 1 Satz 5 UStG richtlinienkonform in der Weise auszulegen ist, dass Beträge, die ein Stpfl. in fremdem Namen und für fremde Rechnung vereinnahmt hat, nur dann als durchlaufender Posten zu behandeln sind, wenn sie auch in seiner Buchführung als durchlaufende Posten verbucht worden sind. Dem Unternehmer stünde damit ein Wahlrecht zu.

Wie bereits im vorangegangenen Gliederungspunkt erwähnt, setzt sich die Finanzverwaltung mit Schreiben vom 11.1.2023 (BStBl I 2023, 179) mit der Rspr. des BFH in seinem Urteil vom 3.7.2014 (V R 1/14, BStBl II 2023, 89) auseinander und ändert dabei Abschn. 10.4. Abs. 4 UStAE. Danach sind die Grundsätze des BFH-Urteils V R 1/14 insofern nicht über den entschiedenen Einzelfall hinaus anzuwenden, als der BFH als Voraussetzung eines durchlaufenden Postens dessen korrespondierende Behandlung in der Buchführung des Stpfl. fordert.

Für die Annahme eines durchlaufenden Postens in den Fällen der Gesamtschuldnerschaft der Deponiegebühren muss der Unternehmer seine Funktion als Mittelsperson nachweisen (Abschn. 10.4. Abs. 4 UStAE n. F.). Nach Abschn. 10.4. Abs. 1 Satz 2 UStAE liegen durchlaufende Posten nur vor, wenn der Unternehmer, der die Beträge vereinnahmt und verauslagt, im Zahlungsverkehr lediglich die Funktion einer Mittelsperson ausübt, ohne selbst einen Anspruch auf den Betrag gegen den Leistenden zu haben und auch nicht zur Zahlung an den Empfänger verpflichtet zu sein.

Beachte:

Zur umsatzsteuerrechtlichen Behandlung von Deponiegebühren hat die Verwaltung bisher in Abschn. 10.4. Abs. 2 Satz 6 UStAE auf das BMF-Schreiben vom 11.2.2000 (BStBl I 2000, 360) verwiesen.

Mit BMF-Schreiben vom 11.1.2023 (BStBl I 2023, 179, Rz. 8) wird in Abschn. 10.4. Abs. 2 UStAE Satz 6 gestrichen und in Rz. 9 des BMF-Schreibens vom 11.1.2023 das BMF-Schreiben vom 11.2.2000 aufgehoben.

Es wird jedoch nicht beanstandet, wenn der Unternehmer sich auf die bis zum Ergehen des BMF-Schreibens vom 11.1.2023 geltende Verwaltungsauffassung bei Umsätzen beruft, die bis zum 31.12.2022 erzielt worden sind (Rz. 10 des BMF-Schreibens vom 11.1.2023).

2.3 Verauslagte Gebühren von Rechtsanwälten und Notaren

Die Vfg. des LfSt Niedersachsen vom 3.8.2020 (S 7200 – 339 – St 181, UR 2020, 814) äußert sich zur Frage, wann von Rechtsanwälten, Notaren und Angehörigen verwandter Berufe verauslagte Gebühren (Gebühren nach dem GKG, Grundbuchabrufgebühren, Kosten für Aktenversendungspauschalen, Grundbuchauszüge, Handelsregisterauszüge und Einwohnermeldeanfragen) durchlaufende Posten darstellen.

Die von den Rechtsanwälten und Notaren verauslagten Gebühren und Pauschalen werden bei der Weiterberechnung an den Mandanten häufig nicht der USt unterworfen. Dies ist nur zulässig, wenn es sich um durchlaufende Posten nach § 10 Abs. 1 Satz 5 UStG handelt. Ansonsten liegt ein Auslagenersatz vor, der zum Entgelt der stpfl. Anwalts- bzw. Notarleistung rechnet.

Ein durchlaufender Posten nach § 10 Abs. 1 Satz 5 UStG liegt dann vor, wenn der Unternehmer, der die Beträge vereinnahmt und verauslagt, im Zahlungsverkehr lediglich die Funktion einer Mittelsperson ausübt, ohne selbst einen Anspruch auf den Betrag gegen den Leistenden zu haben. Weiterhin darf er auch nicht zur Zahlung an den Empfänger verpflichtet sein (Abschn. 10.4. UStAE). Der Unternehmer darf also weder Gläubiger noch Schuldner dieser Beträge sein. Es ist vielmehr erforderlich, dass zwischen dem Zahlungsverpflichteten und dem, der Anspruch auf die Zahlung hat (Zahlungsempfänger), unmittelbare Rechtsbeziehungen bestehen.

Kosten (Gebühren und Auslagen), die Rechtsanwälte, Notare und Angehörige verwandter Berufe bei Behörden und ähnlichen Stellen für ihre Auftraggeber auslegen, können als durchlaufende Posten nur dann anerkannt werden, wenn die Kosten nach Kosten- bzw. Gebührenordnungen berechnet werden und den Auftraggeber (Mandanten) als Kosten- bzw. Gebührenschuldner bestimmen. Dabei ist es nicht erforderlich, dass die Namen und Anschriften der Auftraggeber dem Zahlungsempfänger mitgeteilt werden (Abschn. 10.4. Abs. 2 Satz 4 und 5 UStAE).

Steuern, öffentliche Gebühren und Abgaben, die vom Unternehmer (Rechtsanwalt, Notar, Steuerberater) geschuldet werden, sind bei ihm keine durchlaufenden Posten, auch wenn sie dem Leistungsempfänger gesondert berechnet werden (vgl. Abschn. 10.1. Abs. 6 und Abschn. 10.4. Abs. 3 Satz 1 UStAE).

Die Gebühren nach dem GKG stellen i. d. R. einen durchlaufenden Posten dar, da hier der Gebührenschuldner nicht der Rechtsanwalt, sondern die Partei ist.

Gebühren für die Nutzung des automatisierten Verfahrens zum Abruf von Daten aus dem maschinellen Grundbuch (Grundbuchabrufgebühren) sind keine durchlaufenden Posten (Abschn. 10.4. Abs. 3 Satz 2 UStAE).

Bei den Kosten für Grundbuchauszüge, Handelsregisterauszüge, Einwohnermeldeamtanfragekosten ist regelmäßig der Unternehmer (Rechtsanwalt, Notar u.Ä.) der Schuldner. Somit handelt es sich lediglich um Auslagenersatz, der bei Weiterberechnung an den Mandanten der USt unterworfen werden muss. Beantragt der Rechtsanwalt oder Notar den Grundbuchauszug oder Handelsregisterauszug oder stellt er eine Einwohnermeldeamtsanfrage im Namen und für Rechnung des Mandanten, sodass der Mandant Kostenschuldner wird, liegt dagegen ein durchlaufender Posten vor.

Die Aktenversendungspauschale deckt die mit der Aktenversendung verbundene Serviceleistung der Justiz ab und wird nur dann erhoben, wenn die Aktenversendung auf Antrag erfolgt. Der Antragsteller schuldet die zu erhebende Pauschale (§ 28 Abs. 2 GKG). Da als Antragsteller nur der Rechtsanwalt selbst und nicht der Mandant infrage kommt, scheidet die Beurteilung dieser Kosten als durchlaufender Posten aus.

2.4 Portokosten

2.4.1 Durchlaufende Posten

Die Vfg. der OFD Frankfurt vom 4.4.2014 (S 7200 A – 180 – St 111, DStR 2014, 1450, LEXinform 5235011) nimmt zur Behandlung der Portokosten als durchlaufende Posten Stellung. Befördert die Deutsche Post AG (DP-AG) Briefe und Pakete, liegen nach den Allgemeinen Geschäftsbedingungen Rechtsbeziehungen zwischen ihr und dem auf der Sendung genannten Absender vor.

Durchlaufende Posten können in folgenden Fällen vorliegen:

Werbeagenturen und Lettershops (Agenturen) versenden Briefe, Prospekte o. Ä. für ihre Auftraggeber. Ist der Auftraggeber auf der Sendung als Absender genannt, so handelt es sich bei den Portokosten um durchlaufende Posten, soweit die Agentur die Portokosten verauslagt hat.
Die DP-AG gestattet Agenturen, ihren eigenen Freistempler auch für die gewerbsmäßige Versendung der Post der Auftraggeber zu benutzen. Abweichend von den Allgemeinen Geschäftsbedingungen erteilt sie dafür keine besondere Genehmigung. Macht eine Agentur ihren Auftraggeber als Absender kenntlich, indem sie z. B. das ›Klischee‹ ihres Auftraggebers in den Freistempler einsetzt oder den Umschlag mit entsprechendem Absenderaufkleber oder -aufdruck versieht, liegen Rechtsbeziehungen zwischen dem Auftraggeber und der Post AG vor. Dann sind von der Agentur weiterberechnete Portokosten durchlaufende Posten.
Auch in den Fällen, in denen sich z. B. ein Lettershop bei der Post AG als Großkunde anmeldet und seine Briefe dort einliefert, erfolgt die Zahlung des Benutzungsentgelts im Namen und für Rechnung des Auftraggebers, sofern dieser bei der Einlieferung als Absender angegeben wird. Die Briefe erhalten dann den Vermerk: ›Gebühr bezahlt‹.
Berechnet ein Konsolidierer (Inhaber einer postrechtlichen Lizenz nach § 51 Abs. 1 Satz 2 Nr. 5 PostG a. F.; s. u. den Gliederungspunkt 2.4.3 ›Leistungen durch Konsolidierer‹) Portokosten weiter, können diese als durchlaufende Posten anzusehen sein.

Voraussetzung ist auch in diesen Fällen, dass der Konsolidierer gegenüber der DP-AG im fremden Namen auftritt und die Beförderungsleistungen gegenüber der DP-AG für den Auftraggeber durchgeführt werden.

Der Konsolidierer handelt im eigenen Namen, wenn er auf der Grundlage der AGB ›Teilleistungen BZA (Briefzentrum-Abgang) gewerbsmäßige Konsolidierung Brief‹ bzw. ›BZE (Briefzentrum-Eingang) gewerbsmäßige Konsolidierung Brief‹ tätig wird.

In diesen Fällen sind die weiterberechneten Portokosten kein durchlaufender Posten, sondern gehören zum Entgelt (siehe BMF Schreiben vom 13.12.2006, BStBl I 2007, 119).

2.4.2 Keine durchlaufenden Posten

Keine durchlaufenden Posten liegen in folgenden Fällen vor:

Eine Agentur legt in ihren Rechnungen die Vereinnahmung und Verauslagung der Portokosten in fremdem Namen und für fremde Rechnung nicht offen. In diesen Fällen ist USt auch auf die Portokosten zu berechnen.
Die Agentur erhält von der DP-AG Rabatte, die sie an die Kunden nicht weitergibt. Die Kunden haben die üblichen Portokosten zu zahlen. Da ein höherer Betrag weiterberechnet wird, als gegenüber der DP-AG geschuldet wird, liegt kein durchlaufender Posten vor.
Ein Versandhandelsunternehmen ist auf Paketsendungen als Absender genannt. Folglich liegen unmittelbare Rechtsbeziehungen zwischen dem Versandhandelsunternehmen und der DP-AG vor. Selbst eine ›unfreie‹ Versendung oder eine Versendung ›per Nachnahme‹ führt nicht zu Rechtsbeziehungen zwischen dem Empfänger des Pakets und der DP-AG. Die von Versandhandelsunternehmen weiterberechneten Portokosten sind deshalb keine durchlaufenden Posten.

Hinweis:

Unter die Steuerbefreiung nach § 4 Nr. 11b UStG fallen seit dem 1.7.2010 nur noch bestimmte Post-Universaldienstleistungen. Leistungen, die aufgrund individuell ausgehandelter Vereinbarungen erbracht werden, fallen nicht unter diese Steuerbefreiung, unabhängig von der Art der Sendung (s. Abschn. 4.11b.1. Abs. 6 UStAE). Handelt es sich nach den o. g. Grundsätzen bei den weiterberechneten Portokosten um einen durchlaufenden Posten, gilt dies auch für die auf das Porto entfallende USt.

2.4.3 Leistungen durch Konsolidierer

2.4.3.1 Tätigkeiten der Konsolidierer im Allgemeinen

Konsolidierer sind Inhaber einer postrechtlichen Lizenz gem. § 51 Abs. 1 Satz 2 Nr. 5 PostG a. F., die Briefsendungen eines oder mehrerer Absender bündeln und vorsortiert in die Briefzentren der DP AG einliefern.

Beachte:

Mit Art. 1 des Gesetzes zur Modernisierung des Postrechts (Postrechtsmodernisierungsgesetz – PostModG) vom 15.7.2024 (BGBl I 2024 Nr. 236) wird das PostG komplett neu gefasst und tritt ab 19.7.2024 in Kraft.

Das Postgesetz vom 22.12.1997 (BGBl I 1997, 3294), die Post-Entgeltregulierungsverordnung vom 22.11.1999 (BGBl I 1999, 2386), die Post-Universaldienstleistungsverordnung vom 15.12.1999 (BGBl I 1999, 2418), die Postdienstleistungsverordnung vom 21.8.2001 (BGBl I 2001, 2178) und das Postsicherstellungsgesetz vom 24.3.2011 (BGBl I 2011, 506, 941) treten am Tag nach der Verkündung des PostModG außer Kraft (Art. 43 Abs. 3 PostModG).

In den §§ 4 bis 10 des PostG n. F. wird der Marktzugang im Postsektor neu geregelt. Nach den Begriffsbestimmungen des § 3 PostG n. F. ist ein Konsolidierer ein ›Anbieter‹ (§ 3 Nr. 2 PostG n. F.). Anbieter sind die, die Postendungen (s. § 3 Nr. 15 PostG n. F.) gewerbsmäßig befördern, sofern sie nicht ausschließlich eigene Sendungen befördern (§ 3 Nr. 2 PostG n. F.).

›Beförderung‹ ist das Abholen, Sortieren, Weiterleiten oder Zustellen von Postsendungen an Empfängerinnen und Empfänger (§ 3 Nr. 4 PostG n. F.).

§ 4 des PostG n. F. regelt den Markzugang von Postleistungsanbietern. Postdienstleistungen dürfen nur von Anbietern erbracht werden, die in das Anbieterverzeichnis der Bundesnetzagentur eingetragen sind. Ein Anbieter darf einen anderen Anbieter nur dann mit der Erbringung von Postdienstleistungen beauftragen, wenn der beauftragte Anbieter in das Anbieterverzeichnis eingetragen ist. Die Bundesnetzagentur veröffentlicht das Anbieterverzeichnis und aktualisiert es fortlaufend (§ 4 Abs. 1 PostG n. F.).

Die umsatzsteuerrechtlichen Leistungsbeziehungen zwischen den an den Leistungen Beteiligten (DP AG, Konsolidierer und Absender der Briefsendungen) sind vom Handeln des Konsolidierers gegenüber der DP AG abhängig. Zur umsatzsteuerrechtlichen Behandlung der Entgelte für postvorbereitende Leistungen durch einen Konsolidierer nimmt das BMF mit Schreiben vom 13.12.2006 (BStBl I 2007, 119) Stellung.

2.4.3.2 Handeln im eigenen Namen und für eigene Rechnung

Tritt der Konsolidierer gegenüber der DP AG im eigenen Namen und für eigene Rechnung auf, erbringt die DP AG eine Postbeförderungsleistung unmittelbar gegenüber dem Konsolidierer. Die Leistung der DP AG ist gem. § 4 Nr. 11b UStG umsatzsteuerfrei. Entgelt für diese Leistung ist die Portoaufwendung des Konsolidierers abzüglich des nachträglich gewährten Rabatts der DP AG. Der Konsolidierer erbringt gegenüber der DP AG keine postvorbereitende sonstige Leistung, die mit dem von der DP AG gewährten Rabatt abgegolten ist.

Der Konsolidierer erbringt gegenüber dem Absender der Briefsendungen eine stpfl. Postbeförderungsleistung. Diese Leistung unterliegt dem Regelsteuersatz (§ 12 Abs. 1 UStG). Entgelt ist alles, was den Wert der Gegenleistung bildet, die der leistende Unternehmer vom Leistungsempfänger für die Leistung erhält oder erhalten soll, abzüglich der für diese Leistung gesetzlich geschuldeten USt (§ 10 Abs. 1 Satz 2 UStG).

In den Fällen, in denen der Konsolidierer den gesamten oder einen Teil des nachträglich gewährten Rabatts der DP AG an den Absender der Briefsendungen weitergibt, liegt eine Änderung der Bemessungsgrundlage i. S. d. § 17 Abs. 1 UStG für die Leistung des Konsolidierers an den Absender der Briefsendungen vor. Zur Ermittlung der Bemessungsgrundlage ist anhand der zivilrechtlichen Vereinbarungen zu klären, ob die USt in diesem Betrag enthalten oder vom Absender der Briefsendungen zusätzlich an den Konsolidierer zu leisten ist. In der Regel wird die USt aus dem nachträglich gewährten Rabatt herauszurechnen sein.

Beispiel 1:

Konsolidierer K liefert an einem Tag 1 000 Briefsendungen des Absenders A vereinbarungsgemäß bei der DP AG ein. K tritt gegenüber der DP AG im eigenen Namen und für eigene Rechnung auf. Das Standardporto für eine Briefsendung beträgt 0,85 EUR. K erhält für die Einlieferung von der DP AG einen Rabatt i. H. v. 21 %. K gewährt A einen Rabatt i. H. v. 8 %. Die Rabatte werden bereits im Zeitpunkt der Ausführung der sonstigen Leistungen gewährt.

Lösung 1:

Entgelt für die von der DP AG an den Konsolidierer erbrachte, nach § 4 Nr. 11b UStG steuerfreie Postbeförderungsleistung ist der Betrag i. H. v. 671,50 EUR (1 000 Briefsendungen × 0,85 EUR/Briefsendung = 850,00 EUR abzgl. 178,50 EUR [21 %]).

Entgelt für die von K an A erbrachte stpfl. Postbeförderungsleistung ist der von A aufgewandte Betrag i. H. v. 782,00 EUR (1 000 Briefsendungen × 0,85 EUR/Briefsendung = 850,00 EUR abzgl. 68,00 EUR [8 %]), abzüglich der darin enthaltenen USt. Die Bemessungsgrundlage beträgt 657,14 EUR (782,00 EUR × 100/119). Die USt beträgt 124,86 EUR.

2.4.3.3 Handeln im fremden Namen und für fremde Rechnung

Tritt der Konsolidierer gegenüber der DP AG im Namen und für Rechnung des Absenders der Briefsendungen auf, erbringt die DP AG eine Postbeförderungsleistung unmittelbar gegenüber dem Absender der Briefsendungen. Die Leistung der DP AG ist gem. § 4 Nr. 11b UStG umsatzsteuerfrei. Entgelt für diese Leistung ist die Portoaufwendung des Absenders der Briefsendungen abzüglich des nachträglich gewährten Rabatts der DP AG.

Der Konsolidierer erbringt gegenüber der DP AG keine postvorbereitende sonstige Leistung, die mit dem von der DP AG gewährten Rabatt abgegolten ist.

Die über den Konsolidierer vom Absender der Briefsendungen an die DP AG geleistete Portoaufwendung und der über den Konsolidierer nachträglich gewährte Rabatt der DP AG stellen beim Konsolidierer durchlaufende Posten dar.

Daneben erbringt der Konsolidierer gegenüber dem Absender der Briefsendungen eine sonstige Leistung eigener Art (Logistikleistung). Diese ist grundsätzlich stpfl., da keine Umsatzsteuerbefreiungsvorschrift gem. § 4 UStG Anwendung findet. Die sonstige Leistung unterliegt dem Regelsteuersatz (vgl. § 12 Abs. 1 UStG). Entgelt ist alles, was den Wert der Gegenleistung bildet, die der leistende Unternehmer vom Leistungsempfänger für die Leistung erhält oder erhalten soll, abzüglich der für diese Leistung gesetzlich geschuldeten USt (§ 10 Abs. 1 Satz 2 UStG).

In den Fällen, in denen der Konsolidierer den gesamten oder einen Teil des über ihn geleiteten nachträglich gewährten Rabatts der DP AG vereinbarungsgemäß einbehält, ist dieser Betrag Gegenleistung für die Leistung des Konsolidierers an den Absender der Briefsendungen (abgekürzter Zahlungsweg). Zur Ermittlung der Bemessungsgrundlage ist anhand der zivilrechtlichen Vereinbarungen zu klären, ob die USt in diesem Betrag enthalten oder vom Absender der Briefsendungen zusätzlich an den Konsolidierer zu leisten ist. In der Regel wird die USt aus dem einbehaltenen Betrag herauszurechnen sein.

Beispiel 2:

Wie Beispiel 1, jedoch tritt K gegenüber der DP AG im Namen und für Rechnung des A auf. Die Zahlungen werden über K abgewickelt.

Lösung 2:

Entgelt für die von der DP AG an den Absender der Briefsendungen erbrachte, nach § 4 Nr. 11b UStG steuerfreie Postbeförderungsleistung ist der Betrag i. H. v. 671,50 EUR (1 000 Briefsendungen × 0,85 EUR/Briefsendung = 850,00 EUR abzgl. 178,50 EUR [21 %]).

A hat insgesamt 782,00 EUR (1 000 Briefsendungen × 0,85 EUR/Briefsendung = 850,00 EUR abzgl. 68,00 EUR [8 %]) aufgewandt. Der von K einbehaltene Differenzbetrag i. H. v. 110,5 EUR (782,00 EUR abzgl. 671,50 EUR bzw. 178,50 EUR [21 %] abzgl. 68,00 EUR [8 %]) ist die Gegenleistung für die sonstige Leistung des K an A (abgekürzter Zahlungsweg). Zur Ermittlung der Bemessungsgrundlage ist die USt aus der Gegenleistung herauszurechnen: 110,50 EUR × 100/119 = 92,86 EUR. Die USt beträgt 17,64 EUR.

2.5 TÜV-Gebühren

Zur umsatzsteuerlichen Behandlung der Durchführung von Hauptuntersuchungen nach der StVZO in Prüfstützpunkten nimmt die Vfg. der OFD Frankfurt vom 24.6.2010 (S 7100 A – 228 – St 110, UR 2010, 784, LEXinform 5232835) Stellung. Die Überwachungsorganisation (z. B. DEKRA, TÜV) als beliehener Unternehmer erlässt gegenüber dem Kraftfahrzeughalter einen Hoheitsakt (§ 2b Abs. 1 Satz 1 UStG). Daher liegt insoweit ein Leistungsaustausch nur gegenüber dem Kfz-Halter, nicht jedoch gegenüber der Werkstatt vor (s. a. Abschn. 2.11. Abs. 3 UStAE). Vereinnahmt die Kfz-Werkstatt das Prüfentgelt von den Fahrzeughaltern tatsächlich, weil es für den Kunden die Untersuchung bezahlt hat (Inkassofunktion), handelt es sich bei ihr um einen durchlaufenden Posten nach § 10 Abs. 1 Satz 5 UStG.

Der Hinweis, dass die Überwachungsorganisation als beliehener Unternehmer gegenüber dem Kfz-Halter einen ›Hoheitsakt‹ erlässt, soll verdeutlichen, dass die Überprüfung von Kundenfahrzeugen keine Leistungsbeziehung zwischen der Überwachungsorganisation und der Kfz-Werkstatt begründet. In dem Abrechnungspapier der Überwachungsorganisation an die Kfz-Werkstatt ist daher USt nicht auszuweisen (s. a. BFH vom 30.3.2011, XI R 12/08, BStBl II 2011, 819, Rz. 31).

Soweit der Kraftfahrzeughalter von der Kraftfahrzeugwerkstatt eine Rechnung erhalten hat, in der USt auf die TÜV-Gebühren berechnet und ausgewiesen wurde, ist in Höhe dieses Betrages der Vorsteuerabzug zu versagen.

Ebenso steht der Kraftfahrzeugwerkstatt kein Vorsteuerabzug aus Rechnungen der Überwachungsorganisation über durchgeführte Hauptuntersuchungen für Kundenfahrzeuge zu.

Beachte:

Gegen die Verwaltungsauffassung in der Vfg. der OFD Frankfurt vom 24.6.2010 (S 7100 A – 228 – St 110, UR 2010, 784, LEXinform 5232835) hat das FG Sachsen-Anhalt mit Urteil vom 24.10.2018 (3 K 937/15, LEXinform 5021992) entschieden.

Lässt eine Kfz-Werkstatt nach den Abrechnungsmodalitäten im eigenen Namen und auf eigene Rechnung für bei ihr in Auftrag eines Kunden zur Reparatur bzw. Inspektion befindliche Fahrzeuge von der DEKRA die Hauptuntersuchung durchführen, so steht der Werkstatt hinsichtlich der ihr von der DEKRA mit Umsatzsteuerausweis erstellten Rechnung der Vorsteuerabzug zu (gegen Vfg. der OFD Frankfurt/Main vom 24.6.2010, S 7100 A – 228 – St 110).

Hinweis:

Der Verband des Kfz-Gewerbes Schleswig-Holstein weist auf seiner Homepage (www.kfz-sh.de/management/verwaltung/umsatzsteuern/hu-gebuehren) daraufhin, dass die Abrechnungspapiere der Überwachungsinstitutionen bei den HU-Gebühren nur noch Bruttobeträge ausweisen werden. Ausnahme: zwei eng umgrenzte Sachverhalte bei werkstatteigenen Fahrzeugen. Andere, bisher vielleicht mögliche Abrechnungsalternativen werden künftig nicht mehr zugelassen.

Bei allen hoheitlichen Dienstleistungen – Hauptuntersuchung und Teiluntersuchung Abgas, Sicherheitsprüfung und Änderungsabnahmen sowie Untersuchungen an Fahrzeugen zur entgeltlichen Personenbeförderung – kommt der Vertrag grds. immer zwischen der Überwachungsinstitution und dem Fahrzeughalter zustande. Dies gilt auch dann, wenn ein Prüfstützpunkt (Werkstatt) einer Überwachungsinstitution ein Fahrzeug zur Prüfung vorstellt. In solchen Fällen erhält die Werkstatt ein umsatzsteuerneutrales Abrechnungsdokument, welches die Bruttobeträge auflistet.

Der Empfänger der hoheitlichen Dienstleistung ist immer der in der Zulassungsbescheinigung Teil 1 eingetragene Fahrzeughalter. Ein Ausweis der USt für die jeweilige Dienstleistung kann nur gegenüber ihm erfolgen. Wichtig: Dies gilt auch für eine Abgasuntersuchung, die eine Überwachungsinstitution im Rahmen einer Hauptuntersuchung durchführt. In solchen Fällen folgt die Rechnungsstellung für die Abgasuntersuchung immer den Vorgaben für die Hauptuntersuchung.

Die Bruttobeträge in der Rechnung an den Fahrzeughalter muss die Werkstatt dann in ihrer eigenen Rechnung an ihren Kunden als durchlaufenden Posten behandeln.

Von den Grundsätzen der Rechnungsstellung durch die Überwachungsinstitution lassen die gesetzlichen Vorgaben nur die zwei folgenden, alternativen Varianten der Rechnungsstellung zu:

Ein auf die Werkstatt zugelassenes oder ein abgemeldetes Fahrzeug:

Die Werkstatt ist Leistungsempfänger und erhält eine auf sie ausgestellte Rechnung mit Ausweis der USt.
Ein von der Werkstatt angekauftes, aber noch nicht abgemeldetes Fahrzeug:

Ist ein Fahrzeug (noch) auf eine dritte Person zugelassen, kann kein Ausweis der USt erfolgen. Ausnahme: Die Werkstatt legt dem Prüfer eine Zulassungsbescheinigung Teil 1 mit einem freigelegten Sicherheitscode (Entsiegelung Zulassungsbescheinigung Teil 1) vor.

2.6 Kultur-/Tourismusförderabgabe

Zur Behandlung der Kultur-/Tourismusförderabgabe bzw. der Übernachtungssteuern als durchlaufende Posten nimmt die LFD Thüringen mit Erlass vom 13.12.2011 (S 7200 A – 75 – A 5.14, UR 2012, 495, LEXinform 5233750) Stellung. Zu beachten ist, dass die Satzungen der einzelnen Gemeinden unterschiedlich gestaltet sind, darauf weist die OFD Frankfurt mit Vfg. vom 4.7.2011 (S 7200 A – 255 – St 111, DStR 2011, 1910) hin.

Während in Erfurt der jeweilige Gast Abgabeschuldner ist, ist z. B. nach den Satzungen der Städte Köln und Bingen am Rhein nur der Beherbergungsbetrieb selbst Abgabeschuldner. Die vom Gast verlangte Kulturförderabgabe gehört somit zum Entgelt für die Beherbergungsleistung.

Die Satzung der Stadt Darmstadt sieht sowohl den Übernachtungsgast wie auch den Beherbergungsbetrieb als Abgabeschuldner vor. Bei einer solchen Gesamtschuldnerschaft liegt bei der Berechnung an den Gast kein durchlaufender Posten vor (Abschn. 10.4.. Abs. 4 UStAE). Beachte auch das BFH-Urteil vom 3.7.2014 (V R 1/14, BStBl II 2023, 89, s. o. unter dem Gliederungspunkt ›TÜV-Gebühren‹).

Nach Abschn. 10.4. Abs. 4 UStAE i. d. F. des BMF-Schreibens vom 11.1.2023 (BStBl I 2023, 179) liegt in den Fällen der Gesamtschuldnerschaft nur dann ein durchlaufender Posten vor, wenn der Unternehmer seine Funktion als Mittelsperson nachweisen kann (s. o. den Gliederungspunkt ›Grundsätzliches zur Behandlung von durchlaufenden Posten‹).

2.7 Leistungen von Transfergesellschaften

Zur umsatzsteuerlichen Behandlung der Leistungen der Transfergesellschaften s. Vfg. des LSF Sachsen vom 27.11.2017 (213 – S 7200/15 – 2017/27906, UR 5/2018, 222 unter →Bemessungsgrundlage unter dem Gliederungspunkt ›Durchlaufende Posten‹). Danach ist das (Transfer-)Kurzarbeitergeld der Bundesagentur für Arbeit als durchlaufender Posten zu behandeln. Dieses steht nicht der Transfergesellschaft, sondern dem ArbN zu und stellt bei Zahlung über die Transfergesellschaft einen durchlaufenden Posten dar (§ 111 SGB III).

2.8 Durchlaufender Posten bei der Ermittlung des Gesamtumsatzes für die Kleinunternehmerregelung

Bei der Ermittlung des maßgeblichen Umsatzes des Vorjahres gem. § 19 Abs. 1 Satz 1 UStG dürfen nur durchlaufende Posten unberücksichtigt bleiben, die die Voraussetzungen von § 10 Abs. 1 Satz 5 UStG erfüllen. Lediglich wirtschaftlich durchlaufende Posten, d. h. die Verauslagung im eigenen Namen und Weiterberechnung an den Kunden ohne Aufschlag, können nicht vom Entgelt abgezogen werden (FG Hamburg vom 10.8.2018, 2 K 82/18, LEXinform 5021516).