Elektronische Kommunikation

Inhaltsverzeichnis

1 Allgemeiner Überblick zur elektronischen Übermittlung

Im Zuge der Digitalisierung der Steuerverwaltung gewinnt die elektronische Kommunikation mit der FinVerw in den letzten Jahren immer mehr an Bedeutung. In nahezu jedem steuerlichen Prozess gibt es mittlerweile Möglichkeiten bzw. Verpflichtungen, auf digitalem Weg mit dem FA zu interagieren. Die elektronische Kommunikation in der umgekehrten Richtung, also der FinVerw mit den Stpfl. bzw. deren steuerlichen Vertretern, ist aktuell weniger stark ausgebaut, nimmt jedoch zu. So ist beispielsweise die Bekanntgabe der Wirtschafts-Identifikationsnummer bereits elektronisch erfolgt. Zudem sollen künftig mehr Steuerbescheide elektronisch übermittelt werden (s. unter 5.).

Nach § 87a AO ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet. Über § 150 Abs. 6 AO kann durch Einzelsteuergesetze bestimmt werden, dass Steuererklärungen auf elektronischem Weg zu übermitteln sind.

Eine Steuererklärung darf nur elektronisch übermittelt werden, wenn dies aufgrund eines Gesetzes oder einer Rechtsverordnung zulässig ist (§ 150 Abs. 1 Satz 2 AO). So können nach § 19 Abs. 5 GrEStG die Anzeigen auch in elektronischer Form übermittelt werden. Ein elektronisches Dokument ist zugegangen, sobald die für den Empfang bestimmte Einrichtung es in für den Empfänger bearbeitbarer Weise aufgezeichnet hat (§ 87a Abs. 1 Satz 2 AO). Ob und wann der Empfänger das bearbeitbare Dokument tatsächlich zur Kenntnis nimmt, ist für den Zeitpunkt des Zugangs unbeachtlich. Zur widerlegbaren Vermutung des Tags des Zugangs elektronischer Verwaltungsakte vgl. § 122 Abs. 2a AO und § 123 Sätze 2 und 3 AO. Ein für den Empfänger nicht bearbeitbares Dokument ist nicht i. S. d. § 87a Abs. 1 Satz 2 AO zugegangen und löst somit noch keine Rechtsfolgen (z. B. die Wahrung einer Antrags- oder Rechtsbehelfsfrist oder das Wirksamwerden eines Verwaltungsakts) aus. Zum Verfahren nach Übermittlung eines nicht bearbeitbaren elektronischen Dokuments vgl. § 87a Abs. 2 AO.

2 Überblick über die elektronische Kommunikation mit der Finanzverwaltung

2.1 Bauabzugssteuer

Nach § 48b Abs. 6 EStG erteilt das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) dem Leistungsempfänger im Wege einer elektronischen Abfrage Auskunft über die gespeicherten Freistellungsbescheinigungen (→ Abzugsbesteuerung bei Bauleistungen).

2.2 Datenübermittlung durch Dritte; § 93c AO

Viele Daten der Stpfl. (z. B. Lohn und einbehaltene Lohnsteuer, Lohnersatzleistungen, Rentenleistungen, Renten- und Krankenversicherungsbeiträge, Feststellung über den Grad der Behinderung, Spendenbescheinigungen) werden elektronisch von den zuständigen Stellen an die FinVerw übermittelt und dann bei Bearbeitung der Steuererklärung mit den Angaben des Stpfl. abgeglichen.

§ 93c AO ergänzt Bestimmungen in den Einzelsteuergesetzen zur Datenübermittlung durch Dritte (mitteilungspflichtige Stellen) an Finanzbehörden. Dadurch möchte der Gesetzgeber eine Vereinheitlichung der Datenübermittlungspflichten erreichen (z. B. Form, Rechte und Pflichten, Fristen) und eine Entlastung der Einzelsteuergesetze von sich wiederholenden Regelungen bewirken.

§ 93c AO selbst begründet aber keine eigene Verpflichtung zur Datenübermittlung. Die allgemeingültigen Regelungsinhalte der verschiedenen Datenübermittlungspflichten sind zusammenfassend in Rahmenregelungen in der AO vor die Klammer gezogen und vereinheitlicht. Dadurch wird eine möglichst weitreichende Vereinheitlichung der Datenübermittlungspflichten, z. B. bezüglich Form, Rechten und Pflichten der mitteilungspflichtigen Stellen und Stpfl., Fristen und Haftung etc., geschaffen.

Die von Dritten an das FA zu übermittelnden Daten werden automationsgestützt den jeweiligen Stpfl. zugeordnet, um die zutreffende Berücksichtigung in der jeweiligen Steuerfestsetzung sicherzustellen. Der Regelungsbereich des § 93c AO umfasst vor diesem Hintergrund insbesondere die folgenden Daten und Mitteilungen:

• Lohnsteuerbescheinigungen (§ 41b Abs. 1 EStG) und Bescheinigungen über Lohnersatzleistungen (§ 32b Abs. 3 EStG),

• Rentenbezugsmitteilungen (§ 22a Abs. 1 EStG),

• Feststellungen über den Grad der Behinderung (§ 65 Abs. 3a EStDV),

• Mitteilung über Freistellungsaufträge für Kapitalerträge (§ 45d Abs. 1 EStG),

• Informationen über Altersvorsorgebeiträge (§ 10a Abs. 2a i. V. m. Abs. 5 EStG) und vermögenswirksame Leistungen (§ 15 Abs. 1 des 5. VermBG),

• Mitteilung über Vorsorgeaufwendungen und steuerfreie Zuschüsse zu Vorsorgeaufwendungen (§ 10 Abs. 2 i. V. m. Abs. 2a und 4b EStG),

• Mitteilung über Kapitalerträge bei unentgeltlicher Übertragung (§ 43 Abs. 1 Satz 6 EStG),

• Spendenbescheinigungen (optional nach § 50 Abs. 2 EStDV).

2.3 Einfuhrumsatzsteuer

Zur elektronischen Zollanmeldung s. → Einfuhrumsatzsteuer.

2.4 Einspruch über ELSTER

Neben der Schriftform lässt das Gesetz auch die elektronische Form der Einspruchseinlegung zu (vgl. § 357 Abs. 1 Satz 1 AO). Über die von der FinVerw betriebene Internetseite www.elster.de eröffnet sie auch die Möglichkeit der direkten Übermittlung des Rechtsbehelfs. Voraussetzung ist eine Registrierung bei ›Mein ELSTER‹. Nach dem Log-in steht im Bereich ›Alle Formulare‹ unter dem Punkt ›Anträge, Einspruch und Mitteilungen‹ ein Formular zur elektronischen Einspruchseinlegung zur Verfügung. Die elektronische Einspruchseinlegung bietet eine benutzerfreundliche und leicht zu bedienende Oberfläche. Im Zeitpunkt der erfolgreichen Datenübermittlung an die FinVerw gilt der Einspruch als eingelegt. Der Gang zum Briefkasten bzw. zum FA erübrigt sich damit.

Aufgrund der Ergänzung des § 87a Abs. 1 Satz 2 AO durch das JStG 2024 ist die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur, des beA oder des beSt zur Einlegung eines Einspruchs durch einen Rechtsanwalt oder Steuerberater seit Ende 2024 nicht mehr zulässig. Einsprüche in elektronischer Form von Berufsträgern sind daher ebenfalls über ELStER und nicht an das besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo) des FA zu übermitteln. Damit ist die anderslautende Rspr. des FG Berlin-Brandenburg vom 25.9.2019, 7 V 7130/19 überholt.

2.5 Elektronische Bekanntgabe von Verwaltungsakten

§ 157 Abs. 1 AO ermöglicht neben der schriftlichen auch die elektronische Erteilung von Steuerbescheiden. Nach § 119 Abs. 2 AO kann ein Verwaltungsakt auch elektronisch erlassen werden. Steuerbescheide und sonstige Verwaltungsakte gelten am dritten Tag nach der Absendung als bekannt gegeben (§ 122 Abs. 2a AO). Erfolgt die elektronische Bekanntgabe nach dem 31.12.2024, gelten die Steuerbescheide bzw. Verwaltungsakte erst am vierten Tag nach der Absendung als bekannt gegeben. Hierbei handelt es sich um eine Folgeänderung der Modernisierung des Postrechts. Dort wurde geregelt, dass Standardbriefe in der Grundversorgung zu 95 % am dritten Werktag und zu 99 % am vierten Werktag den Empfänger erreichen müssen. Korrespondierend wird die Drei-Tages-Fiktion des § 122 Abs. 2 Nr. 1 AO bzw. § 122 Abs. 2a AO ab dem 1.1.2025 zu einer Vier-Tages-Fiktion.

Bei der elektronischen Bekanntgabe von Verwaltungsakten mittels Datenabruf (§ 122a AO) ist die Einwilligung des Beteiligten oder der von ihm bevollmächtigten Person (z. B. Steuerberater) erforderlich. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Der Widerruf wird der Finanzbehörde gegenüber erst wirksam, wenn er ihr zugeht.

Ab dem Jahr 2026 wird die digitale Bekanntgabe zum Regelfall bei elektronisch übermittelten Steuererklärungen werden (s. Tz. 10).

2.6 Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale

Die Grundlagen für den Lohnsteuerabzug durch den ArbG (ELStAM) werden von der FinVerw i. d. R. zum Abruf zur Verfügung gestellt (§ 39e EStG). Über ›Mein ELSTER‹ können die persönlichen elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale auch durch den ArbN selbst abgerufen werden. Das BMF hat mit Schreiben vom 13.12.2024 ein umfangreiches Anwendungsschreiben zum Lohnsteuerabzug im Verfahren der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale ab dem 1.1.2025 veröffentlicht (BStBl I 2025, 64).

2.7 Elektronische Lohnsteuerbescheinigung – Übermittlungspflicht des Arbeitgebers

ArbG sind verpflichtet, der FinVerw bis zum 28. Februar des Folgejahres eine elektronische → Lohnsteuerbescheinigung zu übermitteln (§ 41b Abs. 1 Satz 2 EStG). Die Datenübermittlung ist nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz nach Maßgabe der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung authentifiziert vorzunehmen. Das für die Authentifizierung erforderliche Zertifikat muss vom Datenübermittler einmalig in Mein ELSTER (www.elster.de) beantragt werden. Ohne Authentifizierung ist eine elektronische Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung nicht möglich.

Dem ArbN ist ein nach amtlich vorgeschriebenem Muster gefertigter Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung mit Angabe der Identifikationsnummer (IdNr.) auszuhändigen oder elektronisch bereitzustellen (§ 41b Abs. 1 Satz 3 EStG). Sofern für den ArbN keine IdNr. vergeben wurde oder der ArbN diese dem ArbG nicht mitgeteilt hat, ist weiter die elektronische Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung mit der eTIN (= elektronische Transfer-Identifikations-Nummer) zulässig. Es sind die abgerufenen elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) oder die auf der entsprechenden Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug eingetragenen Lohnsteuerabzugsmerkmale vollständig zu übermitteln. Dabei ist im elektronischen Datensatz neben den ELStAM auch das Datum ›gültig ab‹ zu übermitteln. Hiervon abweichend sind im Muster des Ausdrucks der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung aus Vereinfachungsgründen nur die im letzten Lohnzahlungszeitraum zugrunde gelegten Lohnsteuerabzugsmerkmale – ohne ›gültig ab‹ – zu bescheinigen.

Das BMF hat das geänderte Muster für den Datensatz und Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung für das Kj. 2025 bekannt gemacht (BMF Bekanntmachung vom 17.2.2025, BStBl I 2025, 650). Bei der Ausstellung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung ist das BMF-Schreiben vom 5.9.2024 zu beachten (BStBl I 2024, 1255).

2.8 Elektronische Rechnung

2.8.1 Rechtslage bis 2024

§ 14 Abs. 3 UStG regelt die formellen Voraussetzungen für auf elektronischem Weg übermittelte Rechnungen (Abschn. 14.4. UStAE; → Rechnung, → E-Rechnung). Rechnungen können, vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers, auf elektronischem Weg übermittelt werden (§ 14 Abs. 1 Satz 2 UStG). Die Zustimmung des Empfängers der elektronisch übermittelten Rechnung bedarf dabei keiner besonderen Form, es muss lediglich Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger darüber bestehen, dass die Rechnung elektronisch übermittelt werden soll. Von der elektronisch übermittelten Papierrechnung unterscheidet § 14 Abs. 1 Satz 8 UStG die elektronische Rechnung, die sowohl elektronisch ausgestellt als auch elektronisch empfangen wird. Bei beiden Rechnungsarten (elektronische Übermittlung einer Papierrechnung und elektronische Übermittlung einer elektronisch ausgestellten Rechnung) muss die Herkunft der Rechnung, d. h. die Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers und die Unversehrtheit des Inhalts durch innerbetriebliche Kontrollverfahren gem. § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG (beim Rechnungsempfänger) gewährleistet sein. Eine inhaltlich zutreffende Rechnung (Leistung/Entgelt/leistender Unternehmer/Zahlungsempfänger) rechtfertigt die Annahme der Echtheit und Unversehrtheit der Rechnung.

Zur elektronischen Aufbewahrung von Rechnungen s. → Rechnung.

2.8.2 Rechtslage ab dem Jahr 2025

Durch das Wachstumschancengesetz wurde ab dem Jahr 2025 im B2B-Bereich die E-Rechnung verpflichtend eingeführt. Somit ist es ab dem nächsten Jahr grds. nicht mehr möglich, Rechnungen an andere Unternehmer (B2B) in Papierform oder per E-Mail als PDF-Datei zu verschicken.

Die neu geschaffene Regelung in § 14 Abs. 1-3 UStG ist allerdings aufgrund einer Übergangsregelung zwingend erst im Jahr 2027 bzw. für bestimmte Unternehmer und Fälle erst ab 2028 anzuwenden.

Elektronische Rechnungen müssen somit zukünftig in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen werden, das dem europäischen Rechnungsstandard EN16931 entspricht. Außerdem muss die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein. Das BMF hat am 15.10.2024 ein umfangreiches Anwendungsschreiben zu den durch das Wachstumschancengesetz geschaffenen Regelungen veröffentlicht.

2.9 Fahrtenbuch

Ein elektronisches Fahrtenbuch ist anzuerkennen, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden (vgl. BFH vom 16.11.2005, BStBl II 2006, 410). Eine Dokumentation der nachträglichen Änderungen darf nach Auffassung des FG Düsseldorf nicht in externen Protokolldateien erfolgen (Urteil vom 24.11.2023, 3 K 1887/22 H (L)). Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind zu beachten (BMF vom 28.11.2019, BStBl I 2019, 1269, zuletzt geändert durch BMF vom 11.3.2024, BStBl I 2024, 374).

2.10 Identifikationsmerkmal

Zu den Auswirkungen der Einführung des Identifikationsmerkmals auf die elektronische Kommunikation s. → Identifikationsmerkmal. Hier ist zwischen der der persönlichen Identifikationsnummer (IdNr. – § 139b AO) von natürlichen Personen und der Wirtschafts-Identifikationsnummer für wirtschaftlich tätige natürliche und juristische Personen und Personenvereinigungen (W-IdNr. – § 139c AO) zu unterscheiden. Zum Bekanntgabeverfahren für die W-IdNr. s. 2.18.

2.11 Krankenversicherungs- und Pflegeversicherungsbeiträge

Die Zahlung von Vorsorgeaufwendungen nach § 10 Abs. 1 Nr. 3 EStG (→ Vorsorgeaufwendungen/Altersvorsorgeaufwendungen) ist vom Versicherungsunternehmen bzw. der gesetzlichen Krankenkasse oder der Künstlersozialkasse gem. § 10 Abs. 2b EStG elektronisch an die FinVerw zu übermitteln. Dies gilt nicht, wenn die Beiträge mit der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung (§ 41b Abs. 1 Satz 2 EStG) oder der Rentenbezugsmitteilung (§ 22a Abs. 1 Satz 1 Nr. 5 EStG) übermittelt werden.

Die erforderlichen Daten werden von den übermittelnden Stellen entweder mit der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung, der Rentenbezugsmitteilung oder bei Vorliegen der Einwilligung nach § 10 Abs. 2a Satz 1 EStG nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung übermittelt. Übermittelnde Stellen sind die Versicherungsunternehmen, die Träger der gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung und die Künstlersozialkasse. Die übermittelnden Stellen haben die geleisteten und erstatteten Beiträge i. S. d. § 10 Abs. 1 Nr. 3 EStG sowie die weiteren nach § 10 Abs. 2a Satz 4 Nr. 2 EStG erforderlichen Daten nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung an die FinVerw zu übermitteln; für die zeitliche Zuordnung ist § 11 EStG zu beachten (→ Zufluss-/Abfluss-Prinzip).

Ab dem Jahr 2024 werden den ArbG die Krankenversicherungsbeiträge privat versicherter Mitarbeiter als elektronische Abzugsmerkmale (ELStAM) übermittelt. Die bisherigen Papierbescheinigungen der Krankenkassen entfallen. Somit wird dann ein Datenaustausch zwischen den Unternehmen der privaten Kranken- und Pflegeversicherung, der FinVerw und den ArbG eingeführt. Zudem wird ab dem Jahr 2026 ein umfassender Datenaustausch zwischen den privaten Kranken- und Pflegeversicherungen, dem BZSt und den ArbG eingeführt (vgl. BMF Schreiben vom 3.6.2025, IV C 5-S 2363/00047/004/136).

2.12 Länderübergreifender Datenabruf

§ 88b Abs. 1 AO regelt, dass für Zwecke eines Verwaltungsverfahrens in Steuersachen, eines Strafverfahrens wegen einer Steuerstraftat oder eines Bußgeldverfahrens wegen einer Steuerordnungswidrigkeit von Finanzbehörden gespeicherte Daten zum gegenseitigen Datenabruf bereitgestellt werden dürfen.

Diese können dann von den zuständigen Finanzbehörden zur Verhütung, Ermittlung oder Verfolgung von

1. länderübergreifenden Steuerverkürzungen,

2. Steuerverkürzungen von internationaler Bedeutung (beispielsweise Umsatzsteuerkarussellgeschäften) oder

3. Steuerverkürzungen von erheblicher Bedeutung

untereinander abgerufen und im Wege des automatisierten Datenabgleichs überprüft, verwendet und gespeichert werden, auch soweit sie durch § 30 geschützt sind.

Die Auswertungsergebnisse sind gem. § 88b Abs. 2 AO den jeweils betroffenen zuständigen Finanzbehörden elektronisch zur Verfügung zu stellen.

Verwendet werden dürfen die Daten zum Zweck des Steuerverwaltungs- als auch des Steuerstraf- bzw. -bußgeldverfahrens.

2.13 Lohnersatzleistungen

Nach § 32b Abs. 3 EStG haben die Träger der Sozialleistungen i. S. d. § 32b Abs. 1 Nr. 1 EStG die Daten über die im Kj. gewährten Leistungen sowie die Dauer des Leistungszeitraums für jeden Empfänger bis zum 28. Februar des Folgejahres nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch amtlich bestimmte Datenfernübertragung zu übermitteln, soweit die Leistungen nicht auf der Lohnsteuerbescheinigung (§ 41b Abs. 1 Satz 2 Nr. 5 EStG) auszuweisen sind.

Der Leistungsempfänger hat den Sozialleistungsträgern auf Aufforderung seine IdNr. und seinen Geburtstag mitzuteilen. Verläuft die Anfrage erfolglos, kann die IdNr. nach § 22a Abs. 2 EStG beim BZSt abgefragt werden.

2.14 Rentenbezugsmitteilungen

Mit § 22a EStG hat der Gesetzgeber eine neue Regelung geschaffen, die vorsieht, dass die Träger der gesetzlichen Rentenversicherung, die landwirtschaftliche Alterskasse, die berufsständischen Versorgungseinrichtungen (§ 6 Abs. 1 Nr. 1 SGB VI), die Pensionskassen, die Pensionsfonds, die Versicherungsunternehmen, die Unternehmen, die Verträge i. S. d. § 10 Abs. 1 Nr. 2 Buchst. b EStG anbieten, und die Anbieter i. S. d. § 80 EStG (Anbieter von Riesterverträgen) jährlich bis zum 1.3. des Folgejahres des Leistungsbezugs der zentralen Stelle (§ 81 EStG, Deutsche Rentenversicherung Bund) für jeden Vertrag und für jede Rente gesondert Daten ihrer Mitglieder und Kunden auf elektronischem Wege zu übermitteln haben. Mit Schreiben vom 7.12.2011 (BStBl I 2011, 1223) nimmt das BMF in einem ausführlichen Schreiben Stellung zum Rentenbezugsmitteilungsverfahren nach § 22a EStG.

2.15 Riester-Beiträge i. S. d. § 10a EStG

Der Anbieter (übermittelnde Stelle) hat unter Angabe der Vertragsdaten die im jeweiligen Jahr zu berücksichtigenden Altersvorsorgebeiträge sowie die Zulage- oder die Versicherungsnummer an die FinVerw zu übermitteln (§ 10a Abs. 5 EStG). Hierzu hat der Stpfl. auf Aufforderung seine IdNr. und seinen Geburtstag mitzuteilen. Verläuft die Anfrage erfolglos, kann der Anbieter die IdNr. nach § 22a Abs. 2 EStG beim BZSt abfragen.

2.16 Rürup-Versicherungsbeiträge i. S. d. § 10 Abs. 1 Nr. 2 Buchst. b EStG

Für die Berücksichtigung von Beiträgen i. S. d. § 10 Abs. 1 Nr. 2 Satz 1 Buchst. b EStG als Sonderausgaben ist es Voraussetzung, dass

• die Beiträge zugunsten eines Vertrages geleistet wurden, der nach § 5a des Altersvorsorgeverträge-Zertifizierungsgesetzes (AltZertG) zertifiziert ist (Grundlagenbescheid i. S. d. § 171 Abs. 10 AO) und

• der Stpfl. gegenüber dem Anbieter in die Datenübermittlung nach § 10 Abs. 2a EStG eingewilligt hat (§ 10 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 und 2 EStG). Die Einwilligung muss dem Anbieter spätestens bis zum Ablauf des zweiten Kj., das auf das Beitragsjahr folgt, vorliegen. Die Einwilligung gilt auch für folgende Beitragsjahre, wenn der Stpfl. sie nicht gegenüber seinem Anbieter schriftlich widerruft.

Der Anbieter hat bei Vorliegen einer Einwilligung des Stpfl. die im jeweiligen Beitragsjahr zu berücksichtigenden Beiträge unter Angabe der steuerlichen Identifikationsnummer (§ 139b AO) und der Vertragsdaten an die zentrale Stelle (§ 81 EStG) zu übermitteln. Der Anbieter kann davon ausgehen, dass die zugunsten des Vertrages geleisteten Beiträge der Person zuzurechnen sind, die einen vertraglichen Anspruch auf die Altersleistung hat. Werden die erforderlichen Daten aus Gründen, die der Stpfl. nicht zu vertreten hat (z. B. technische Probleme), vom Anbieter nicht übermittelt, kann der Stpfl. den Nachweis über die Beiträge i. S. d. § 10 Abs. 1 Nr. 2 Satz 1 Buchst. b EStG auch in anderer Weise erbringen. Sind die übermittelten Daten unzutreffend und werden sie daher nach Bekanntgabe des Steuerbescheids vom Anbieter aufgehoben und korrigiert, kann der Steuerbescheid insoweit geändert werden. Werden die Daten innerhalb der Frist des § 10 Abs. 2a Satz 4 und 6 EStG und erstmalig nach Bekanntgabe des Steuerbescheids übermittelt, kann der Steuerbescheid ebenfalls insoweit geändert werden. Es reicht für die Berücksichtigung sämtlicher im VZ 2010 geleisteter Beiträge i. S. d. § 10 Abs. 1 Nr. 2 Satz 1 Buchst. b EStG aus, wenn der Vertrag im Laufe des Kj. 2010 zertifiziert wurde (BMF vom 13.9.2010, BStBl I 2010, 681, Rz. 15 und 16).

2.17 Bestätigung ausländischer Umsatzsteueridentifikationsnummern (USt-ID)

Im innergemeinschaftlichen Waren- bzw. Dienstleistungsverkehr wird dem umsatzsteuerlichen Bestimmungslandprinzip dadurch Rechnung getragen, dass bei Leistungsbeziehungen zwischen Unternehmern meist eine Besteuerung im Mitgliedsstaat des Leistungsempfängers erfolgt. Hierzu tragen aus deutscher Sicht u. a. die Regelungen in den §§ 3a und 6a UStG bei. Voraussetzung hierbei ist jedoch, dass der Leistungsempfänger tatsächlich Unternehmer ist, was er i. d. R. durch Angabe seiner ausländischen USt-ID zu erkennen gibt. Der inländische Unternehmer muss aber sicherstellen, dass die ausländische USt-ID gültig ist (Abschn. 3a.2. Abs. 9 Satz 5 UStAE). Hierzu ist das vom BZSt auf der Grundlage von § 18e UStG angebotene Online-Bestätigungsverfahren zu nutzen (siehe www.bzst.de unter ›Unternehmen‹ und ›Bestätigung ausländischer USt-IdNr.‹). Die Regelungen zur Bestätigungsanfrage in Abschn. 18e. 1 UStAE wurden durch das BMF-Schreiben vom 6.6.2025 angepasst (III C 5 – S 7427-d/00014/001/002). Dadurch wurde die Möglichkeit der schriftlichen Anfrage zum 20.7.2025 abgeschafft. Weiterhin sind auch die Nachweisanforderungen an die neuen Anfragemöglichkeiten angepasst worden. Da die Rückmeldung des BZSt nun ausschließlich online erfolgt, ist der Nachweis über die Gültigkeit der ausländischen USt-ID durch einen Ausdruck, Screenshot oder die Speicherung der Rückmeldung des BZSt in einem allgemein üblichen Dateiformat zu führen.

2.18 Wirtschafts-Identifikationsnummer

Bereits im Jahr 2003 wurde mit den §§ 139a bis 139d AO die rechtliche Grundlage für die Wirtschaftsidentifikationsnummer (W-IdNr.) geschaffen. Diese ist vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) allen natürlichen und juristischen Personen (z. B. AG, GmbH, Verein) sowie allen Personenvereinigungen (z. B. GbR, oHG, KG) zuzuteilen, die wirtschaftlich tätig sind. Die W-IdNr. soll die Kommunikation zwischen wirtschaftlich tätigen Personen und den Behörden verbessern.

Die Einzelheiten zur Vergabe der W-IdNr. regelt die am 3.10.2024 in Kraft getretene WIdV (BGBl I 2024 Nr. 293). Die W-IdNr. besteht aus den Buchstaben ›DE‹ und neun Ziffern, dem Aufbau der USt-ID entsprechend. Die Vergabe der W-IdNr. durch das BZSt begann ab dem 1.12.2024.

Bei Stpfl., die bereits vor dem 30.9.2024 über eine USt-ID verfügten, übernimmt diese in Zukunft auch die Funktion der W-IdNr. Die Zuteilung der USt-ID als W-IdNr. erfolgte durch öffentliche Bekanntmachung des BZSt vom 2.10.2024 (BStBl I 2024, 1269).

Stpfl., die nicht über eine USt-ID (z. B. Kleinunternehmer) verfügen, wird seit dem 1.11.2024 stufenweise eine W-IdNr. zugeteilt. Dies gilt aber nur dann, wenn ein Benutzerkonto bei ›Mein ELSTER‹ (www.elster.de) vorhanden ist, da die Mitteilung der W-IdNr. zum Ausbau der Digitalisierung ohne Papierausdruck und Postversand erfolgen soll.

2.19 Zusammenfassende Meldungen

Nach § 18a Abs. 1 UStG sind Zusammenfassende Meldungen (→ Zusammenfassende Meldung) dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung zu übermitteln. Zur Vermeidung von unbilligen Härten kann das zuständige FA auf Antrag eine Ausnahme von der elektronischen Übermittlung gestatten. Unternehmer, die bereits für das Umsatzsteuer-Voranmeldungsverfahren von der Verpflichtung zur Abgabe auf elektronischem Weg befreit wurden, können dies auch für die Abgabe der ZM beantragen.

Wegen des Wegfalls der Grenzkontrollen innerhalb des EG-Binnenmarktes wurde in den Mitgliedstaaten ein einheitliches Kontrollverfahren zur Überwachung von innergemeinschaftlichen Warenströmen eingeführt. Über einen zentralen Datenverbund mit allen EU-Mitgliedstaaten können die Finanzbehörden Informationen über innergemeinschaftliche Warenbewegungen untereinander austauschen und abgleichen. Das BZSt als für Deutschland zuständige Behörde (§ 5 Abs. 1 Nr. 9 Buchst. b FVG) kann mithilfe des Mehrwertsteuer-Informations-Austausch-Systems (MIAS) auf elektronischem Weg abrufen, zu welchen in Deutschland vergebenen Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (USt-IdNr.) Unternehmer aus anderen EU-Mitgliedstaaten innergemeinschaftliche Warenlieferungen gemeldet haben. Entsprechend können die Finanzbehörden der übrigen EU-Mitgliedstaaten die vom BZSt www.bzst.de zur Verfügung gestellten Daten zur Durchführung von Überprüfungen nutzen.

Für die Übermittlung der Zusammenfassenden Meldung stehen das Elster-Dienstleistungsportal der FinVerw (ELSTER) und das BZSt-Online-Portal (BOP) zur Verfügung. Meldefrist ist der 25. Tag nach Ablauf jedes Kalendermonats (Meldezeitraum), in dem innergemeinschaftliche Warenlieferungen ausgeführt wurden (§ 18a Abs. 1 Satz 1 UStG).

3 Elektronische Übermittlung von Bilanzen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen

Gem. § 5b EStG sind Bilanzen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung zu übermitteln. Für Wj., die nach dem 31.12.2024 beginnen, muss aufgrund der Neufassung des § 5b Abs. 1 Satz 1 EStG zusätzlich für alle Sachkonten der Bilanz und der GuV ein unverdichteter Kontennachweis übermittelt werden. Aus der Übermittlung müssen die Kontonummer, die Kontobeschreibung, der Kontosaldo hervorgehen, und es muss angegeben werden, zu welcher Position der Kontennachweis übermittelt wird. Einzelheiten zur Art und dem Umfang der zu übermittelnden Kontennachweise ergeben sich aus dem BMF-Schreiben vom 10.6.2025, IV C 6-S 2133-b/00064/002/006.

Für Wj., die nach dem 31.12.2027 beginnen, werden die Übermittslungspflichten nochmals erweitert. Ab dann müssen der Anlagenspiegel, das Anlageverzeichnis und sofern vorhanden der Anhang, ein Lagebericht, ein Prüfungsbericht oder ein Verzeichnis nach § 5 Abs. 1 Satz 2 EStG ebenfalls mit der E-Bilanz übermittelt werden (§ 5b Abs. 1 Sätze 1 und 5 EStG).

Die elektronische Übermittlung der Gewinn- und Verlustrechnung und die damit verbundene Standardisierung der Inhalte von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung ist eine Maßnahme, die einen wichtigen Baustein des Gesamtkonzepts zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens darstellt. Die Unternehmen können ihre steuerlichen Pflichten elektronisch und damit schnell, kostensparend und sicher erfüllen. Die Daten sind elektronisch verfügbar, weil die Standardisierung auf dem Regelwerk der verpflichtenden oder freiwilligen Buchführung aufbaut. Die bisher nach § 60 Abs. 1 EStDV vorgeschriebene Übermittlung in Papierform entfällt. Neben der entsprechenden Kostenersparnis ergeben sich weiter verbesserte Auswertungsmöglichkeiten. Durch die detaillierte Schematisierung der zu übermittelnden Daten lassen sich ohne größeren Aufwand Jahresabschlusskennzahlenanalysen, Zeitreihenvergleiche und externe Betriebsvergleiche anstellen.

Für Gewerbetreibende, die aufgrund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind, Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen, oder die ohne eine solche Verpflichtung Bücher führen und regelmäßig Abschlüsse machen (§ 5 Abs. 1 EStG) oder für andere Stpfl., die ihren Gewinn durch BV-Vergleich ermitteln (§ 4 Abs. 1 EStG) oder bei Gewinnermittlung nach § 5a EStG sollen die Inhalte der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung einschließlich der den steuerlichen Vorschriften angepassten Ansätze und Beträge verpflichtend elektronisch übermittelt werden. Von dieser Verpflichtung werden auch die Inhalte der Eröffnungsbilanz erfasst (§ 5b Abs. 1 EStG). Auch ohne nach § 140 oder § 141 AO buchführungspflichtig zu sein (z. B. freiwillig Bücher führende Freiberufler), besteht eine Verpflichtung zur elektronischen Abgabe der Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung nach § 5b EStG.

Zur Vermeidung unbilliger Härten kann die Finanzbehörde zulassen, dass die Bilanz- und Gewinn- und Verlustrechnungsdaten in Papierform der Steuererklärung beigefügt werden können. Eine unbillige Härte kann insbesondere dann vorliegen, wenn dem Stpfl. nicht zuzumuten ist, die technischen Voraussetzungen für eine elektronische Übermittlung zu schaffen (§ 5b Abs. 2 EStG). § 150 Abs. 8 AO gilt entsprechend. Danach ist zur Vermeidung unbilliger Härten dem Antrag zu entsprechen, wenn die Härte darin besteht, dass dem Stpfl. die Erklärungsabgabe nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung wirtschaftlich oder persönlich nicht zuzumuten ist. In diesen Fällen haben die Finanzbehörden abweichend von den einzelgesetzlichen Regelungen keinen Ermessenspielraum.

Aus Sicht der FinVerw ist die elektronische Abgabe von Bilanz und GuV (E-Bilanz) Teil der E-Government-Strategie. Die elektronische Übermittlung von E-Bilanzen und der darin enthaltenen Informationen erleichtert die elektronische Weiterverarbeitung von Daten, deren Abgleich im Zeitablauf sowie Betriebsvergleiche und kann z. B. für gezielte Nachforschungen im Rahmen von Betriebsprüfungen genutzt werden.

Das BMF hat die elektronische Übermittlung von Bilanzen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen nach § 5b EStG durch das Schreiben vom 19.1.2010 (BStBl I 2010, 47) geregelt. Seit Einführung der Übermittlungspflicht veröffentlicht das BMF die bei der Übermittlung einzuhaltende Struktur in der aktuellen Taxonomie. Einzelheiten zur einzuhaltenden Taxonomie enthält das BMF-Schreiben vom 28.9.2011 (BStBl I 2011, 855).

Kommt ein Stpfl. seiner Pflicht zur elektronischen Übermittlung nach § 5b Abs. 2 EStG nicht nach, ohne die Härtefallregelung nach § 5b Abs. 2 EStG für sich in Anspruch nehmen zu können, so kann die FinVerw die Übermittlung mithilfe von Zwangsmitteln i. S. d. §§ 328 AOff. durchsetzen.

Das BMF veröffentlicht regelmäßig das anzuwendende Datenschema der Taxonomien. Für die Wj. 2024 und 2025 gilt die Version 6.8 (vgl. BMF Schreiben vom 27.5.2024, BStBl I 2024, 928). Für Wj. ab 2026 (fakultativ ab 2025) wurde die Version 6.9 des amtlich vorgeschriebenen Datensatzes nach § 5b EStG mit BMF-Schreiben vom 10.6.2025 (IV C 6 – S 2133-b/00064/002/006) veröffentlicht. Die aktualisierten Taxonomien (Kern-, Ergänzungs- und Spezialtaxonomien) stehen unter www.esteuer.de zur Ansicht und zum Abruf bereit.

Das FG Schleswig-Holstein musste zur Pflicht zur Übermittlung der E-Bilanz per Datenfernübertragung Stellung nehmen, (Urteil vom 8.3.2017, 1 K 149/15; Rev. anhängig): Die Klägerin war eine GmbH, deren Gegenstand die Herstellung und der Vertrieb von sicherungstechnischen Einrichtungen aller Art ist. Mit ihrer Klage wandte sich die Klägerin gegen die Festsetzung eines Zwangsgeldes aufgrund der unterlassenen Übermittlung der E-Bilanz. Die Klägerin begehrte im Hinblick auf die der Zwangsgeldfestsetzung zugrunde liegende Aufforderung zur Übermittlung der E-Bilanz unter Berufung auf die Härtefallregelung, die Daten der E-Bilanz nicht im Wege der Datenfernübertragung, sondern auf einem Datenträger an das FA zu übermitteln. Das FG kam zu der Auffassung, dass das FA es im Hinblick auf die Pflicht zur elektronischen Übermittlung der E-Bilanz aus § 5b Abs. 1 EStG zu Recht abgelehnt hat, im Rahmen der Härtefallregelung des § 5 Abs. 2 Satz 2 EStG i. V. m. § 150 Abs. 8 AO auf die Übermittlung im Wege der Datenfernübertragung zu verzichten. In der anschließenden Revision (BFH vom 15.5.2018, VII R 14/17) entschied der BFH, dass keine unbillige Härte bei Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung seiner Bilanz vorliegt. Eine unbillige Härte i. S. d. § 5b Abs. 2 Satz 1 EStG und § 150 Abs. 8 AO ergibt sich nicht durch ein behauptetes Ausspähungsrisiko, auch wenn der Stpfl. ein sicherheitsrelevantes Unternehmen betreibt. Das Merkmal der unbilligen Härte ist ein im gerichtlichen Verfahren überprüfbarer Rechtsbegriff (Fortführung der BFH-Rechtsprechung, Beschluss des Großen Senats des BFH vom 28.11.2016, GrS 1/15, BFHE 255, 482, BStBl II 2017, 393). Wenn weder eine wirtschaftliche noch eine persönliche Unzumutbarkeit vorliegt, kann aus anderen Gründen eine unbillige Härte gegeben sein.

4 Übermittlung von Steuererklärungen

4.1 Allgemeiner Überblick

Unter die Regelung fallen die

• Erklärungen zur Einkommensteuer bei Gewinneinkünften,

• Erklärungen zur Körperschaftsteuer,

• Erklärungen zur Umsatzsteuer,

• Erklärungen zur Gewerbesteuer sowie

• Feststellungserklärungen,

• Lohnsteueranmeldungen,

• Kapitalertragsteueranmeldungen und

• die Anlage EÜR.

›Mein ELSTER‹ bietet nunmehr die Möglichkeit, Belege im Benutzerkonto abzulegen, um den Nutzer bei der Erstellung der Einkommensteuererklärung zu unterstützen. Belege können im Bereich ›Meine Belege‹ hochgeladen oder mit der neuen App ›MeinELSTER+‹ fotografiert und in das Benutzerkonto übertragen werden.

4.2 Elektronische Übermittlung der Anlage EÜR

Die verpflichtend abzugebende Anlage EÜR ist gem. § 60 Abs. 4 EStDV nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung zu übermitteln. Dieses Formular – von der FinVerw als ›Anlage EÜR‹ bezeichnet – sieht eine standardisierte Aufschlüsselung der BE und BA vor, die zu besseren Kontroll- und Vergleichsmöglichkeiten führen soll. Diese Verpflichtung gilt unabhängig von der Höhe des Umsatzes und Gewinns grds. für alle Stpfl., die ihren Gewinn durch Einnahmenüberschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG ermitteln. Die Abgabe der Anlage EÜR in Papierform ist nur noch in Härtefällen zulässig (§ 60 Abs. 4 Satz 2 EStDV).

4.3 Elektronische Übermittlung der Einkommensteuererklärung

Durch § 25 Abs. 4 EStG wird die elektronische Übermittlung der ESt-Erklärung geregelt. Sie gilt für alle, die Einkünfte nach § 2 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 bis 3 EStG erzielen (Gewinneinkünfte der Gewerbetreibenden, Land- und Forstwirte sowie selbstständig Tätigen i. S. d. § 18 EStG), eine Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung der ESt-Erklärung eingeführt. Bei geringfügigen Gewinneinkünften, die im Rahmen einer Antragsveranlagung nach § 46 Abs. 2 Nr. 8 EStG erklärt werden bzw. in Fällen des § 46 Abs. 2 Nr. 2 bis 7 EStG bleibt es bei der freiwilligen Möglichkeit zur elektronischen Abgabe der Erklärung.

Zur Vermeidung unbilliger Härten kann die Finanzbehörde auf eine elektronische Übermittlung verzichten. Eine unbillige Härte liegt insbesondere dann vor, wenn dem Stpfl. nicht zuzumuten ist, die technischen Voraussetzungen für eine elektronische Übermittlung zu schaffen. In diesen Fällen ist die ESt-Erklärung weiterhin in Papierform abzugeben.

Erzielen zusammen zur Einkommensteuer veranlagte Stpfl. höhere Gewinneinkünfte als 410 EUR, müssen sie ihre Einkommensteuererklärung nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung übermitteln. Eine unbillige Härte liegt nur vor, wenn dies für den Stpfl. wirtschaftlich oder persönlich unzumutbar ist.

Auch wenn ein Stpfl. Gewinneinkünfte von mehr als 410 EUR erzielt, ist er nicht zur Übermittlung der Einkommensteuererklärung in elektronischer Form verpflichtet, wenn zusätzlich die Voraussetzungen eines der Veranlagungstatbestände nach § 46 Abs. 2 Nr. 2 bis 8 EStG erfüllt sind; vgl. BFH vom 28.10.2020, X R 36/19.

4.4 Elektronische Übermittlung der Körperschaftsteuererklärung

Die Körperschaftsteuererklärung und die Erklärung zur gesonderten Feststellung von Besteuerungsgrundlagen sind nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung zu übermitteln (§ 31 Abs. 1a KStG). Auf Antrag kann die Finanzbehörde zur Vermeidung unbilliger Härten auf eine elektronische Übermittlung verzichten; in diesem Fall sind die Erklärungen nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck abzugeben und vom gesetzlichen Vertreter des Stpfl. eigenhändig zu unterschreiben.

4.5 Elektronische Übermittlung der Gewerbesteuererklärung

Die Gewerbesteuererklärung und ggf. die Zerlegungserklärung sind nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung zu übermitteln (§ 14a GewStG). Auf Antrag kann die Finanzbehörde zur Vermeidung unbilliger Härten auf eine elektronische Übermittlung verzichten; in diesem Fall sind die Erklärungen nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck abzugeben und vom Steuerschuldner eigenhändig zu unterschreiben.

4.6 Elektronische Übermittlung der Umsatzsteuer-Jahreserklärung

Die USt-Jahreserklärung ist aufgrund des § 18 Abs. 3 UStG nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung zu übermitteln. Auf Antrag kann das FA zur Vermeidung von unbilligen Härten auf eine elektronische Übermittlung verzichten; in diesem Fall hat der Unternehmer eine Steueranmeldung nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck abzugeben und eigenhändig zu unterschreiben. Beantragt der Unternehmer zur Vermeidung von unbilligen Härten die Umsatzsteuer-Voranmeldungen (weiterhin) in Papierform abgeben zu dürfen, muss das FA diesem Antrag entsprechen, wenn die elektronische Datenübermittlung wirtschaftlich oder persönlich unzumutbar ist. Liegt eine solche Unzumutbarkeit nicht vor, verbleibt es bei dem Anspruch auf ermessensfehlerfreie Entscheidung über diesen Antrag.

4.7 Elektronische Übermittlung der Feststellungserklärung

Die Erklärungen zur gesonderten und zur gesonderten und einheitlichen Feststellung sind nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz elektronisch zu übermitteln (§ 181 Abs. 2a AO). Über ›Mein ELSTER‹ können derzeit allerdings nur Erklärungen mit maximal 500 Beteiligten eingereicht werden.

4.8 Elektronische Übermittlung der Lohnsteueranmeldungen

Nach §§ 39e EStG sowie § 41a Abs. 1 Satz 2 EStG hat der ArbG die aufgrund der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale für die ArbN einbehaltene Lohnsteuer nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz mittels Datenfernübertragung anzumelden (Lohnsteueranmeldung) und abzuführen.

4.9 Elektronische Übermittlung der Kapitalertragsteueranmeldungen

Sofern ein Steuerabzug vom Kapitalertrag erfolgt, ist die entsprechende Kapitalertragsteueranmeldung gem. § 45a Abs. 1 Satz 1 EStG nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck auf elektronischem Weg zu übermitteln (→ Kapitalertragsteuer).

4.10 Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen auf elektronischem Weg

Die USt-Voranmeldung ist gem. § 18 Abs. 1 Satz 1 UStG nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung zu übermitteln (→ Voranmeldung).

Verfügt der Unternehmer über einen internetfähigen Computer, ist er verpflichtet, die USt-Voranmeldungen elektronisch zu übermitteln. Die Übermittlung der Daten im ELSTER-Verfahren ist nicht manipulationsanfälliger als das papiergebundene System (Niedersächsisches FG vom 17.3.2009, 5 K 303/08, EFG 2009, 1069, LEXinform 5008225, rkr.).

Die grundsätzliche Verpflichtung zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen in elektronischer Form nach § 18 Abs. 1 UStG liegt innerhalb des verfassungsrechtlichen Gestaltungsspielraumes des Gesetzgebers und verstößt auch nicht gegen Unionsrecht (Anschluss an BFH Urteil vom 14.3.2012, XI R 33/09). Die Regelung verstößt zudem nicht gegen den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit; dies gilt auch, soweit der Gesetzgeber die Zumutbarkeitskriterien mit Wirkung ab 1.1.2009 durch § 150 Abs. 8 AO konkretisiert hat. Die Übermittlung der Daten im ELSTER-Verfahren an die Finanzbehörde ist nicht manipulationsanfälliger und damit nicht unsicherer als die Datenübermittlung im papiergebundenen System (Anschluss an Niedersächsisches FG Urteil vom 20.10.2009, 5 K 149/05).

Das FG Nürnberg entschied mit Urteil vom 5.8.2014, 2 V 676/14, dass die Verpflichtung zur Abgabe von Voranmeldungen auf elektronischem Weg verfassungsgemäß ist. Bei Nichtabgabe der Umsatzsteuervoranmeldungen in elektronischer Form ist daher grds. die Festsetzung eines Verspätungszuschlages gerechtfertigt. Die Klägerin hat bis einschließlich November 2012 Umsatzsteuervoranmeldungen in elektronischer Form eingereicht. Im Dezember 2012 wurde das elektronische Voranmeldeverfahren mit einer zusätzlichen Authentifizierung versehen. Seit dieser Zeit gab sie Umsatzsteuervoranmeldungen nicht mehr elektronisch, sondern auf Papier ab, was dazu führte, dass das FA Verspätungszuschläge festsetzte.

4.11 Elektronischer Antrag auf Kindergeld

Das Kindergeld ist bei der zuständigen Familienkasse (i. d. R. die Bundesagentur für Arbeit) entweder schriftlich oder elektronisch zu beantragen (§ 67 Satz 1 EStG). Der Online-Antrag wird auf www.familienkasse.de zur Verfügung gestellt. Mithilfe eines ELSTER-Zertifikats kann er vollständig online, d. h. ohne Ausdruck und Unterschrift, übermittelt werden.

Weiterhin ist auch jede andere Form der elektronischen Übermittlung zulässig, für die der Zugang von der Familienkasse eröffnet wurde. So ist eine formwirksame Antragstellung ebenfalls zulässig, wenn ein Kindergeldantrag über das besondere elektronische Behördenpostfach und ohne Verwendung des amtlich vorgeschriebenen Datensatzes eingereicht wird (vgl. BFH vom 30.1.2024, Az. III R 15/23, NJW 2024, 1605).

4.12 Elektronische Meldung von Registrierkassen (§ 146a Abs. 4 AO)

Unternehmer, die in ihrem Betrieb eine elektronische Registrierkasse einsetzen, sind seit dem Jahr 2020 grds. verpflichtet, dies dem FA anzuzeigen (§ 146a Abs. 4 AO). Diese Verpflichtung war allerdings bis zur Schaffung einer elektronischen Übermittlungsmöglichkeit ausgesetzt (BMF Schreiben vom 6.11.2019, BStBl I 2019, 101). Dieses elektronisches Meldeverfahren wurde zum 1.1.2025 über ›Mein ELSTER‹ eingeführt, sodass die Anzeigepflicht in Kraft getreten ist. Die Meldepflicht gilt für eigene, gemietete und geleaste Kassen und umfasst folgende Angaben:

• Name und Steuernummer des Stpfl.

• Art und Anzahl der Kassensysteme

• Seriennummer

• Anschaffungs- oder Außerbetriebnahmedatum

• Art der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)

Für alle vor dem 1.7.2025 angeschafften Kassen ist die Meldung bis zum 31.7.2025 zu übermitteln (BMF Schreiben vom 28.6.2024, BStBl I 2024, 1063 unter I.). Erfolgt die Anschaffung der Kasse ab dem 1.7.2025, gilt die reguläre gesetzliche Frist von einem Monat nach Anschaffung (§ 146a Abs. 4 Satz 2 AO).

Die Anzeigepflicht gilt ebenfalls für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler, die mit einer TSE ausgerüstet sind. Allerdings ist hier die Übergangsfrist bis zum 31.12.2025 aus dem BMF-Schreiben vom 13. Oktober 2023 (BStBl I 2023, 1718) zu beachten.

Ziel der Vorschrift ist, durch lückenlose Aufzeichnung der Bargeschäfte Steuerhinterziehung in den typischen Barbranchen einzudämmen.

5 Elektronische Bekanntgabe von Verwaltungsakten

§ 157 Abs. 1 AO ermöglicht neben der schriftlichen auch die elektronische Erteilung von Steuerbescheiden. Das nähere Verfahren zur Bekanntgabe elektronischer Verwaltungsakte mittels Datenabruf regelt § 122a AO. Bis zum Jahr 2025 ist die Einwilligung des Beteiligten oder der von ihm bevollmächtigten Person (z. B. Steuerberater) erforderlich. Ab 2026 wird die elektronische Bekanntgabe von Steuerbescheiden zur Regel bei digital übermittelten Steuererklärungen werden. Dies ergibt sich aus der Neufassung des § 122a AO durch das vierte Bürokratieentlastungsgesetz (s. 10).

Zur Vermeidung von Medienbrüchen können Verwaltungsakte mit Einwilligung des Stpfl. oder seines Bekanntgabe-Bevollmächtigten (vgl. § 122 Abs. 1 Satz 4 AO) elektronisch bekannt gegeben werden, indem sie über ein entsprechendes Portal der FinVerw (z. B. ›Mein ELStER‹) zum Datenabruf durch Datenfernübertragung bereitgestellt werden. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Der Widerruf erlangt dabei aber erst Wirksamkeit, wenn er der Finanzbehörde zugegangen ist. Die zum Datenabruf berechtigte Person ist nach Satz 1 elektronisch über die Bereitstellung des Steuerbescheids zum Datenabruf zu informieren. Diese E-Mail muss nach § 87a Abs. 1 Satz 5 AO (i. d. F. von Nr. 10 Buchst. a Doppelbuchst. bb) nicht verschlüsselt werden. Hat die abrufberechtigte Person der Finanzbehörde eine De-Mail-Adresse benannt, muss die Finanzbehörde die Benachrichtigung nach Satz 2 Halbsatz 1 mittels De-Mail an diese Adresse versenden, wenn die abrufberechtigte Person diese zur Benachrichtigung über die Bekanntgabe von Verwaltungsakten freigegeben hat. De-Mail-Dienste sind Dienste auf einer elektronischen Kommunikationsplattform, die einen sicheren, vertraulichen und nachweisbaren Geschäftsverkehr für jedermann im Internet sicherstellen sollen (§ 1 Abs. 1 De-Mail-Gesetz). Im Fall der Versendung der Benachrichtigung mittels De-Mail kann der Empfänger den Absender der Benachrichtigung – anders als im Fall einer schlichten E-Mail – auch sicher authentifizieren. Da Landesbehörden nicht verpflichtet sind, De-Mail einzusetzen, gilt Satz 2 Halbsatz 1 nur, wenn die Landesfinanzbehörden den Versand von Benachrichtigungen mittels De-Mail anbieten. Sofern die Benachrichtigung nicht über De-Mail versandt wird, ist die abrufberechtigte Person in geeigneter Weise über die Risiken zu informieren, die durch gefälschte Benachrichtigungen entstehen können. Zudem sollte die Benachrichtigung aus Sicherheitsgründen keine ›Hyperlinks‹ enthalten.

Durch die Datenbereitstellung von Verwaltungsakten der Landesfinanzbehörden nach § 122a AO über die Kommunikationsplattform ELSTER im Format PDF/A wird ein sicheres Verfahren verwendet, das die Vertraulichkeit und Integrität des Datensatzes gewährleistet (§ 87a Abs. 8 AO). Die elektronische Benachrichtigung an die abrufberechtigte Person über die Bereitstellung der Daten zum Abruf bedarf keiner Verschlüsselung (§ 87a Abs. 1 Satz 5 AO). Bestreitet die zum Abruf berechtigte Person den Zugang der Benachrichtigung, trägt die Finanzbehörde die Beweislast für deren Zugang. Trägt die abrufberechtigte Person substantiiert und unwiderlegbar vor, die Benachrichtigung erst nach dem in § 122a Abs. 4 Satz 1 AO fingierten Bekanntgabetag erhalten zu haben, wurden die Daten von der abrufberechtigten Person aber tatsächlich abgerufen, gilt der Verwaltungsakt an dem Tag als bekannt gegeben, an dem der Datenabruf tatsächlich erfolgt ist. Gelingt der Finanzbehörde der Nachweis des Zugangs der Benachrichtigung nicht und wurden die Daten auch von keiner dazu berechtigten Person abgerufen, gilt der Verwaltungsakt als nicht zugegangen. In diesem Fall ist die Bekanntgabe – vorzugsweise im schriftlichen Verfahren – zu wiederholen.

6 Elektronische Übermittlung des Antrags auf Dauerfristverlängerung

Der Antrag auf Dauerfristverlängerung nach § 46 UStDV ist gem. § 48 Abs. 1 UStDV elektronisch an die FinVerw zu übermitteln (→ Dauerfristverlängerung bei der USt).

7 Die vorausgefüllte Steuererklärung bzw. Abruf von Bescheinigungen

Über ›Mein ELSTER‹ besteht die Möglichkeit, Bescheinigungen abzurufen, die der FinVerw übermittelt wurden. Dies ist ein kostenloses Serviceangebot der Steuerverwaltung, das die Erstellung Ihrer Einkommensteuererklärungen erleichtern soll. Es werden folgende elektronische Daten und Bescheinigungen der letzten 4 Jahre, die der Steuerverwaltung zur Person übermittelt wurden, bereitgestellt:

1. bei der FinVerw gespeicherte Stammdaten (Name, Adresse, Bankverbindung, Religion)

2. vom ArbG übermittelte Lohnsteuerbescheinigungen,

3. Lohnersatzleistungen (z. B. Arbeitslosengeld, Krankengeld, Elterngeld),

4. Mitteilungen über den Bezug von Rentenleistungen,

5. Beiträge zu Kranken- und Pflegeversicherungen,

6. Vorsorgeaufwendungen (z. B. Riester- oder Rürup-Verträge),

7. Beiträge für Vermögenswirksame Leistungen (VWL/VL),

8. freigestellte Kapitalerträge,

9. Zuschüsse und Erstattungen von Behörden/öffentlichen Stellen (z. B. Zuschuss zur Krankenversicherung),

10. Beiträge für Vermögenswirksame Leistungen (VWL/VL).

Unter der Rubrik ›Formulare & Leistungen‹ werden unter dem Menüpunkt ›Bescheinigungen verwalten‹ insbes. solche Daten zum Abruf bereitgestellt, die von Dritten an die FinVerw übermittelt worden sind. Der Umfang der bereitgestellten Daten wird sukzessive erweitert.

Um die eigenen bei der FinVerw gespeicherten Daten abrufen zu können, muss sich der Stpfl. bei Mein ELSTER anmelden und authentifizieren. Darüber hinaus kann der Stpfl. auch Dritte (z. B. seinen Steuerberater oder Lohnsteuerhilfeverein) bevollmächtigen, für ihn seine Daten einzusehen und bei Erstellung der Steuererklärung zu verwenden. Dabei ist dem Datenschutz und dem Steuergeheimnis Rechnung zu tragen. Einzelheiten zur Freischaltung dritter Personen zum Abruf der VaSt werden auf www.elster.de veröffentlicht. Nach erfolgreichem Durchlaufen des Zugangsverfahrens kann der Datenabruf sowohl über den Onlinezugang der Steuerverwaltung (Mein ELSTER) als auch über die Dienste kommerzieller Softwareanbieter erfolgen.

8 Übermittlung von Vollmachten an die Finanzverwaltung

Für Steuerberater und Lohnsteuerhilfevereine gibt es die Möglichkeit zur elektronischen Übermittlung der Vollmachtsdaten an die FinVerw (§ 80a AO). Das Muster für die Erteilung dieser Vollmachten, den zu übermittelnden Datensatz und ein Merkblatt hat das BMF mit Schreiben vom 27.3.2025 bekannt gemacht (BStBl I 2025, 954).

Sollen Vollmachten nicht elektronisch an die FinVerw übermittelt werden, ist eine Verwendung der Muster freigestellt.

Vollmachten, die Steuerberatern und Steuerberatungsgesellschaften aufgrund von früher veröffentlichten Mustern erteilt wurden, gelten unabhängig hiervon unverändert weiter und können der elektronischen Übermittlung von Vollmachtsdaten an die FinVerw nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz weiterhin zugrunde gelegt werden.

9 Festsetzungsfrist durch Übersendung eines Steuerbescheids im Wege des Telefax-Verfahrens

Ein Telefax, auch ein Computerfax, ist kein elektronisches Dokument i. S. d. § 87a AO (BFH Urteile vom 28.1.2014, VIII R 28/13, BStBl II 2014, 552 und vom 18.3.2014, VIII R 9/10, BStBl II 2014, 748). Die in § 87a AO getroffenen Regelungen, insbesondere zum Zeitpunkt des Zugangs (§ 87a Abs. 1 Satz 2 AO) sowie zur grundsätzlichen Verpflichtung zur Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur, wenn für den Verwaltungsakt die Schriftform gesetzlich vorgeschrieben ist (§ 87a Abs. 4 AO), sind daher auf ein Telefax nicht anwendbar.

Ein durch Telefax bekannt gegebener Verwaltungsakt ist aber ein elektronisch übermittelter Verwaltungsakt i. S. d. § 122 Abs. 2a AO (vgl. AEAO zu § 122, Nr. 1.8.2.2). Die gesetzlich gebotene Schriftform für behördliche und gerichtliche Entscheidungen wird auch durch Übersendung per Telefax gewahrt (ständige Rspr., BFH Urteile vom 4.7.2002, V R 31/01, BFHE 198, 337, BStBl II 2003, 45; vom 18.8.2009, X R 25/06, BFHE 226, 77, BStBl II 2009, 965).

10 Korrekturvorschriften bei elektronisch abgegebenen Steuererklärungen

Der BFH hat entschieden, dass das schlichte ›Vergessen‹ des Übertrags selbst ermittelter Besteuerungsgrundlagen – im Urteilsfall ein Verlustbetrag – in die entsprechende Anlage zu einer elektronischen Einkommensteuererklärung nicht grundsätzlich als ›grob fahrlässig‹ anzusehen ist. Danach könnten solche, die Steuerlast mindernden Tatsachen nach § 173 Abs. 1 Nr. 2 AO auch dann noch berücksichtigt werden, wenn sie dem FA erst nach Bestandskraft der Steuerveranlagung mitgeteilt werden (BFH Urteil vom 10.2.2015, IX R 18/14). Der Kläger hatte im Jahr 2007 aus der Auflösung einer GmbH einen steuerlich berücksichtigungsfähigen Verlust erzielt, über den er seinen Steuerberater zutreffend informiert hatte. In den vom Berater gefertigten elektronischen Steuererklärungen fehlten jedoch Angaben zu diesem Verlust; denn obwohl der Berater den Verlustbetrag persönlich berechnet hatte, vergaß er, den ermittelten Betrag in das entsprechende Feld des EDV-Programms zu übertragen. Das FA, das somit von dem Verlust keine Kenntnis erlangte, veranlagte den Kläger erklärungsgemäß. Im Jahr 2011 beantragte der Kläger nachträglich, den Verlust noch zu berücksichtigen. Das FA lehnte dies ab. Auch wenn dem Kläger selbst im Streitfall kein schuldhaftes Handeln vorzuwerfen sei, so habe doch der steuerliche Berater des Klägers grob fahrlässig gehandelt, indem er den Übertrag des bereits berechneten Verlustbetrages in die entsprechende Anlage zur Einkommensteuererklärung schlicht ›vergessen‹ habe. Der BFH erläutert seine Entscheidung wie folgt:

Der Begriff des Verschuldens i. S. v. § 173 Abs. 1 Nr. 2 AO ist bei elektronisch gefertigten Steuererklärungen in gleicher Weise auszulegen wie bei schriftlich gefertigten Erklärungen. Allerdings sind Besonderheiten der elektronischen Steuererklärung hinsichtlich ihrer Übersichtlichkeit bei der notwendigen Beurteilung des ›individuellen Verschuldens‹ des Stpfl. oder seines Beraters ebenso zu berücksichtigen wie der Umstand, dass am Computerbildschirm ein Überblick über die ausfüllbaren Felder der elektronischen Steuererklärung mitunter schwieriger zu erlangen ist als in einer Steuererklärung in Papierform. Gerade ein solches individuelles Fehlverhalten, für das das FA die Beweislast trägt, hat das FG im Streitfall nicht festgestellt. Die Nachlässigkeit, die im Streitfall dazu geführt hat, dass der Verlust erst nachträglich bekannt wurde, hat lediglich darin bestanden, dass der errechnete Verlustbetrag nicht in das elektronische Formular übertragen worden war. Darin liegt ein unbewusster, mechanischer Fehler, der jederzeit bei der Verwendung eines Steuerprogramms unterlaufen kann, das den FA die mechanische Erfassungsarbeit von Steuererklärungsdaten abnimmt.

Der Anwendungsbereich des § 173a AO ist nicht nur für vollautomatisiert (§ 155 Abs. 4 Satz 4 AO), sondern auch für teilautomatisiert erlassene Steuerbescheide eröffnet. Fehlerhafte Übertragungen von Besteuerungsgrundlagen in die Steuererklärungsformulare stellen keinen Schreibfehler i. S. d. § 173a AO dar; vgl. Niedersächsisches FG vom 16.5.2023, 9 K 90/22.

11 Viertes Bürokratieentlastungsgesetz

Mit dem am 29.10.2024 im BGBl veröffentlichten sog. ›Bürokratieentlastungsgesetz IV‹ wurde eine Vielzahl von Verfahrenserleichterungen für Bürger, Unternehmen und die Verwaltung beschlossen (BGBl I 2024, Nr. 323). Die wesentlichen Änderungen im steuerlichen Bereich sind:

• Einführung einer zentralen Vollmachtsdatenbank im Bereich der sozialen Sicherung durch die Bundessteuerberaterkammer ab dem Jahr 2028. Diese Datenbank wird die vorhandene Vollmachtsdatenbank für Vollmachten bei den Landesfinanzbehörden ergänzen.

• Kürzere Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege. Die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege werden von zehn auf acht Jahre verkürzt.

• Digitale Bekanntgabe von Steuerbescheiden. Ab 2026 wird die digitale Übermittlung des Steuerbescheids zum Standard bei elektronisch abgegebenen Steuererklärungen. Bislang musste dies vom Stpfl. beantragt werden. Zukünftig ist die Bereitstellung per ›Mein ELStER‹ die Regel und die Bekanntgabe in Papierform muss beantragt werden.

• Anhebung der Schwellenwerte der §§ 18 Abs. 2 und Abs. 2a UStG von 7500,- EUR auf 9000,- EUR. Hierdurch sind weniger Unternehmer zur Abgabe von monatlichen Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet.

12 Elektronische Kommunikation mit den Finanzgerichten und dem BFH

Für die Einreichung von Dokumenten durch Steuerberater im Rahmen von Verfahren vor den FG und dem BFH ist die Kommunikation über das besondere elektronische Steuerberaterpostfach (beSt) obligatorisch (→ Steuerberaterplattform und besonderes elektronisches Steuerberaterpostfach).

13 Literaturhinweise

Koch u. a., Die elektronische Bilanz, NWB 2010, 1340; Koch, Die E-Bilanz ist da!, NWB 2011, 3598; Trinks, Die elektronische Rechnung – Überblick und Praxishinweise, NWB 2013, 13; Herzig/Briesemeister/Schäperclaus, E-Bilanz – Konkretisierung, Erleichterungen, verbleibende Problembereiche – Anm. zum Entwurf des Anwendungsschreibens zu § 5b EStG vom 1. 7. 2011, DB 2011, 1651; Herrfurth/Zwirner, Die E-Bilanz jetzt umsetzen, Beilage zu StuB 7/2013, 1; Baum, Vorausgefüllte Steuererklärung und Vollmachten im Besteuerungsverfahren, NWB 2014, 291; Baum, Erweiterung der Möglichkeiten der elektronischen Kommunikation im Besteuerungsverfahren, NWB 2015, 301; Gehm, Das Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens: Überblick über praxisrelevante Eckpunkte, StuB 2016, 580; Baum, Modernisierung des Besteuerungsverfahren – Teil 1 bis 4, NWB 35 bis 38/2016; Schmidt, Mitwirkungspflichten Dritter am elektronischen, automatisierten Besteuerungsverfahren als erhebliche Vollzugslast, DStR 2024, 137; Sterzinger, Aktuelle Änderungen des UStG und der UStDV durch das Wachstumschancengesetz und andere Gesetze, UR 2024, 117; Schmidt, Zusätzliche Übermittlungspflichten nach § 5b Abs. 1 EStG – Verbesserte Erkenntnisse für die Finanzverwaltung oder nur erhebliche Mehrbelastung für Steuerpflichtige?, NWB 2025, 970; Küsters/Knoll, Elektronische Kommunikation mit der Finanzverwaltung – Nutzung von beA/beSt nach den Änderungen durch das JStG 2024, DStR 2025, 561.

14 Verwandte Lexikonartikel

→ Einfuhrumsatzsteuer

→ Kapitalertragsteuer

→ Lohnsteueranmeldung

→ Steueranmeldung

→ Steuerberaterplattform und besonderes elektronisches Steuerberaterpostfach

→ Voranmeldung

Redaktioneller Hinweis: © Schäffer-Poeschel Verlag für Wirtschaft, Steuern, Recht GmbH

15 Verweise

Normenverweise

EStG § 5b

EStG § 10 Abs. 2

EStG § 10 Abs. 2a

EStG § 10a Abs. 2a

EStG § 10a Abs. 5

EStG § 22a Abs. 1

EStG § 25 Abs. 4

EStG § 32b Abs. 3

EStG § 39e

EStG § 41b Abs. 1

EStG § 45a Abs. 1

EStG § 48b Abs. 6

EStG § 52b Abs. 1

GewStG § 14a

KStG § 31 Abs. 1a

UStG § 14

UStG § 18 Abs. 1

UStG § 18 Abs. 3

UStG § 18a Abs. 1

UStG § 27 Abs. 38

AO § 87a

AO § 119

AO § 122a

AO § 146a

EStDV § 60 Abs. 4

UStDV § 48 Abs. 1

Rechtsprechung

BFH vom 16.11.2011, X R 18/09

BFH vom 8.10.2014, VI R 82/13

BFH vom 28.1.2014, VIII R 28/13

BFH vom 28.11.2016, GrS 1/15, BFHE 255, 482, BStBl II 2017, 393

BFH vom 22.5.2019, XI R 9/18

BFH vom 16.6.2020, VIII R 29/17

BFH vom 28.10.2020, X R 36/19

FG Berlin-Brandenburg vom 25.9.2019, 7 V 7130/19

Niedersächsisches FG vom 16.5.2023, 9 K 90/22

FG Düsseldorf vom 24.11.2023, 3 K 1887/22 H(L)

Verwaltungsanweisungen

BMF vom 28.9.2011, BStBl I 2011, 855

BMF vom 30.7.2015, BStBl I 2015, 614

BMF vom 6.11.2019, BStBl I 2019, 101

BMF vom 21.6.2022, BStBl I 2022, 954

BMF vom 8.9.2023, BStBl I 2023, 1653

BMF vom 13.6.2024, BStBl I 2024, 928

BMF vom 28.6.2024, BStBl I 2024, 1063

BMF vom 5.9.2024, BStBl I 2024, 1255

BMF vom 13.12.2024, BStBl I 2025, 64

BMF vom 27.3.2025, BStBl I 2025, 954

BMF vom 3.6.2025, IV C 5 – S 2363/00047/004/136

BMF vom 6.6.2025, III C 5 – S 7427-d/00014/001/002

BMF vom 10.6.2025, IV C 6 – S 2133-b/00064/002/006

Synonyme